Carta de porte electrónica, un paso hacia la digitalización del transporte

En los próximos años, el transporte vivirá un proceso de digitalización imparable. Con este proceso, las empresas logísticas y de transporte estarán en condiciones de aprovechar la capacidad que tienen las nuevas tecnologías para impulsar la competitividad a las actividades de transporte y generar ahorros de costes. La carta de porte electrónica, es uno de los primeros pasos para la digitalización del transporte.

Las empresas que mejor sepan aprovechar las oportunidades que ofrece la tecnología podrán hacer frente a un cambio irreversible en el transporte, un sector que se encamina hacia el aporte de actividades de alto valor añadido para sus clientes.

En este sentido, la transformación digital permitirá a aquellas empresas que hayan incorporado innovaciones con mayor naturalidad e intensidad contar con toda una serie de ventajas competitivas que se traducirán en una mayor competitividad.

Sin embargo, la transformación digital es un proceso complejo, con implicaciones en muy diferentes áreas, incluyendo un importante cambio cultural en el que deberá involucrarse al personal.

Por eso es crucial escoger a los proveedores tecnológicos adecuados, a aquellos que cuenten con una alta especialización en el sector, con capacidad para acompañar en todo momento a las empresas en un camino decisivo para su futuro y con productos capaces de adaptarse a la realidad de cada compañía como un guante.

Quizás la más evidente de todas las implicaciones que tiene la digitalización para el transporte tiene que ver con la eliminación de la documentación en papel.

Cómo ayuda la carta de porte electrónica a la digitalización del transporte

La carta de porte electrónica despliega efectos en las empresas de transporte que se concentran en ahorros de costes y en ganancia de eficiencia.

Por un lado, en lo que respecta a ahorros de costes:

• La eliminación del papel supone un ahorro y un impulso a la sostenibilidad, un ámbito de especial relevancia para un sector plenamente concienciado con la reducción de las emisiones contaminantes.
• Además del ahorro en papel se consigue reducir los costes de administración y se puede agilizar la tramitación de las facturas, dado que la documentación electrónica es más fácil de integrar en los sistemas informáticos de los clientes.
• Hay que tener en cuenta con la digitalización avanza a pasos agigantados y que cada vez es más común el tratamiento informatizado de facturas y albaranes, algo que es extensible a la carta de porte, como documento esencial para el transporte. En este sentido, la empresa que no esté adaptada a la digitalización está condenada a sufrir grandes dificultades a medida que el avance en la transformación digital vaya estrechando su capacidad de llegar al mercado.

Por otra parte, en lo que respecta a mejoras de eficiencia:

• El uso de la documentación electrónica facilita el cotejo de información, así como su almacenamiento, eliminando la necesidad de tener que guardar grandes cantidades de papel que ocupan espacio y cuya gestión requiere de un sistema informático paralelo.
• El uso de información en formato digital es un paso esencial para facilitar la trazabilidad de las mercancías a lo largo de la cadena de suministro, por lo que esta funcionalidad es un elemento que cada vez valoran más los clientes del transporte en sus procesos de contratación de transportistas, hasta el punto de que es un elemento crucial en las cláusulas contractuales de cada vez más ‘tenders’.

El uso de la carta de porte electrónica aporta una mayor capacidad de adaptación a un mercado en transformación y cuenta con validez legal en el caso de que se produzca cualquier tipo de inspección en carretera.

Esto se debe a que su contenido queda registrado digitalmente con fecha y lugar de ejecución, lo que le da, además, un extra de seguridad para documentar las operaciones logísticas y de transporte y mejorar tanto la comunicación, como la coordinación entre los diferentes eslabones de la cadena.

En definitiva, el uso de la documentación electrónica en el transporte evoluciona a gran velocidad y permite mejoras que afectan a la gestión empresarial, a la relación con los clientes y a la competitividad de cada compañía.

Implantación de la carta de porte electrónica

Otra de las grandes ventajas de la carta de porte electrónica es que es una funcionalidad cuya implantación no requiere de un gran desarrollo tecnológico.

En FIELDEAS contamos con un módulo específico que se integra en las bases de datos de la empresa y en el sistema de gestión empresarial que lo vaya a implantar.

Una vez en marcha, este programa construye todo el sistema necesario para poder utilizar la carta de porte electrónica de manera inmediata, aprovechando la información que se introduce automáticamente en el sistema y generando toda la documentación para el transporte.

Esta facilidad de integración elimina cualquier posible barrera tecnológica que pueda existir y facilita un uso sencillo y fluido de la carta de porte electrónica.

FIELDEAS Track and Trace, mucho más allá de la carta de porte

FIELDEAS Track and Trace cuenta con una funcionalidad de carta de porte electrónica que permite realizar operaciones de transporte 100% digitales, desde un único dispositivo, sin papel y con total garantía jurídica.

La plataforma permite colocar a los clientes en el centro de la operación, ofreciendo información en tiempo real sobre el estado del transporte, su localización exacta en tiempo real y la previsión de llegada a tiempo real.

FIELDEAS Track and Trace ofrece máxima seguridad, mayor control documental y garantías para los clientes a partir de una plataforma que ofrece información pertinente, a tiempo real y con una presentación visual que permite convertir todo el caudal informativo que produce la mercancía en acciones para mejorar la operativa.

Plantillas de documento

Configuración de plantillas corporativas en formato PDF.

Trazabilidad documental

Generación de versiones vinculadas con los cambios de estado de la expedición, accesible desde el detalle de la ruta.

Firma multicanal

• Registro de aceptación por distintos modos.
• Firma simple (captura del grafo sobre pantalla)
• Firma biométrica (captura grafo con datos biométricos asociados y sellado digital del documento)
• Firma sin contacto (A través de enlace por email, sms o QR mediante el dispositivo del receptor)

El presente digital de tu empresa está en tus manos