Carta de porte electrónica, un paso hacia la completa digitalización del transporte

El transporte de mercancías por carretera está viviendo un proceso de digitalización imparable. Ante este nuevo contexto y con esta transformación sobre la mesa, las empresas logísticas y de transporte deben aprovechar la capacidad que tienen las nuevas tecnologías para impulsar su competitividad y eficiencia.

Uno de los elementos que forman parte de esta transformación digital es la carta de porte electrónica o eCMR, cuya obligatoriedad vendrá determinada por el Reglamento eFTI en el ámbito internacional (eCMR) y por una nueva modificación del ROTT en el ámbito nacional (carta de porte).

Ante este contexto, las empresas que mejor sepan aprovechar las oportunidades que ofrece la tecnología son las que podrán hacer frente a este cambio irreversible en el transporte, un sector que se encamina hacia el aporte de actividades de alto valor añadido para sus clientes.

En este sentido, la transformación digital permitirá a aquellas empresas que hayan incorporado innovaciones con mayor naturalidad e intensidad contar con toda una serie de ventajas que se traducirán en una mayor competitividad.

Beneficios de la carta de porte electrónica o eCMR en la cadena de suministro

La carta de porte digital, más allá de eliminar el papel de la gestión documental del transporte, aporta importantes beneficios a las empresas.

Ahorro de costes

• Reducción del uso de papel y simplificación del proceso al eliminar la impresión, almacenamiento físico y el envío.
• Disminución de costes administrativos asociados a la gestión documental.
• Menor impacto económico derivado de errores, reprocesos o disputas.
• Eliminación de costes de mensajería y digitalización posterior de documentos.

Incremento de la eficiencia operativa

• Generación, firma y envío de documentos en tiempo real.
• Automatización de procesos mediante integración con sistemas (TMS, ERP, etc.).
• Reducción de la carga administrativa para conductores y personal operativo.
• Acceso inmediato a la información por parte de todos los actores.

Mayor visibilidad y trazabilidad

• Seguimiento en tiempo real de los envíos.
• Registro digital completo de eventos (firmas, tiempos y ubicaciones).
• Mejora en la gestión de incidencias mediante evidencias digitales.
• Acceso a históricos para auditoría y análisis.

Reducción de errores y mejora de la calidad de datos

• Validaciones automáticas que evitan datos incompletos o incorrectos.
• Eliminación de duplicidades.
• Mayor estandarización y fiabilidad de la información.

Mejora de la colaboración entre actores

• Intercambio inmediato de información entre cargadores, transportistas y destinatarios.
• Reducción de disputas gracias a la transparencia de los datos.
• Flujos de comunicación más ágiles.

Aceleración de procesos financieros

• Disponibilidad inmediata del documento firmado para facturación.
• Reducción del ciclo de cobro.
• Menor número de discrepancias en facturación.

Sostenibilidad y cumplimiento ESG

• Reducción del consumo de papel.
• Disminución de la huella de carbono asociada a la gestión documental.
• Alineación con políticas de sostenibilidad y mejora de la imagen corporativa.

Mayor seguridad y cumplimiento legal

• Uso de firma electrónica avanzada.
• Reducción del riesgo de pérdida o manipulación de documentos.
• Cumplimiento con el marco normativo del Convenio CMR en su versión digital y del ROTT en España.

Mejora de la capacidad analítica

• Disponibilidad de datos digitalizados para explotación.
• Seguimiento de indicadores clave (KPIs) en tiempo real.
• Mejora continua basada en análisis de datos.

Todo esto se traduce en una mayor competitividad, ya que permite a las empresas obtener una mayor capacidad de respuesta al cliente; diferenciación frente a competidores; y una correcta preparación para entornos logísticos digitalizados y colaborativos.

Respaldo regulatorio y validez en carretera

El uso del eCMR aporta una mayor capacidad de adaptación a un mercado en transformación y cuenta con validez legal en el caso de que se produzca cualquier tipo de inspección en carretera.

Como ya hemos comentado, la carta de porte internacional está respaldada por el Protocolo Adicional al Convenio CMR, mientras que la nacional está respaldada por la modificación del ROTT en junio de 2023, donde se detallan las condiciones que deben tener las versiones electrónicas de los documentos de transporte.

Gestión del cambio: principal reto de la transformación digital

Para poder obtener todos estos beneficios de la carta de porte electrónica o eCMR es importante poner el foco en uno de los principales retos asociados a la transformación digital: la gestión del cambio.

La transformación digital es un proceso complejo, con implicaciones en muy diferentes áreas. Por ello, se debe desarrollar una estrategia donde el equipo interno, los proveedores y los clientes estén involucrados, con el fin de culminar con éxito la implementación de una solución de digitalización documental como el eCMR.

En este sentido, es crucial escoger a los proveedores tecnológicos adecuados, a aquellos que cuenten con una alta especialización en el sector, con capacidad para acompañar en todo momento a las empresas en un camino decisivo para su futuro y con productos capaces de adaptarse a la realidad operativa de cada compañía.

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Implantación de la carta de porte electrónica o eCMR: Smart Docs Hub

FIELDEAS Track and Trace, plataforma Supply Chain Visibility, cuenta con un módulo específico de digitalización documental, el Smart Docs Hub, que se centra en la completa digitalización y gestión de cualquier documento empleado en una expedición de transporte, desde la carta de porte digital hasta el eCMR, pasando por el documento de control, el albarán digital o la hoja de estiba.

Este módulo de digitalización documental del transporte e basa en dos pilares básicos: flexibilidad y garantía jurídica y regulatoria.

Flexibilidad

• Todos los documentos son susceptibles de ser digitalizados.

• Smart Docs Hub ofrece diferentes vías para la creación de los documentos.

• Pone a disposición del usuario diferentes modalidades de firma, donde destaca la firma digital avanzada (certificado digital, firma biométrica, OTP), en línea con el eIDAS y el ROTT.

• Ofrece diferentes canales para la gestión de los documentos (Web, App T&T, App Lite, App Tótem, Firma Remota; Canal WhatsApp), garantizando una correcta adecuación a los múltiples modelos de transporte que se aplican en el mercado.

Garantía jurídica y regulatoria

• FIELDEAS Smart Docs Hub responde a todos los requisitos normativos de la digitalización documental.

• Es una plataforma autorizada por el Ministero de Transportes y Movilidad Sostenible.

• Garantiza la validez administrativa. Sirve como respaldo en procesos como la recuperación del IVA y ejerce de elemento probatorio ante litigios y ante disputas de entrega de mercancías, gracias a la integración de la firma digital avanzada.