¿Qué es el documento de control digital o DeCA? Normativa, características y beneficios

La inminente obligatoriedad de utilizar el documento de control digital o DeCA (Documento electrónico de Control Administrativo) en España (octubre 2026) hace que muchas empresas de la cadena de suministro necesiten entender qué implicaciones tiene en su operativa diaria.

En este post analizamos qué es el documento de control digital o DeCA, sus principales características y los beneficios que aporta a los diferentes actores de la cadena.

Qué es el documento de control digital o DeCA

El documento de control administrativo es un documento de uso obligatorio en el transporte de mercancías por carretera en España.

Los datos que debe contener este documento serán los que revisen los agentes de control en la verificación en tránsito. Por tanto, se debe llevar a bordo del vehículo y acompañar a las mercancías durante su transporte, independientemente del formato que se quiera usar.

La versión digital, el documento de control digital, también conocido como Documento electrónico de Control Administrativo (DeCA), pasará a ser la única válida a partir de octubre de 2026, tal y como se determina en la Ley de Movilidad Sostenible.

Normativa del documento de control digital

El documento administrativo de control está regulado por la Orden FOM/2861/2012, que establece su naturaleza y obligaciones.

Su versión electrónica también se basa en esta normativa y debe cumplir los mismos requisitos que la versión en papel.

Según se especifica, la responsabilidad de formalización recae tanto en el transportista efectivo como en el cargador contractual, lo que implica la emisión de dos copias del documento.

Como hemos comentado, la Ley de Movilidad Sostenible, en su disposición transitoria octava, determina que este documento deberá emitirse en formato electrónico a partir de octubre de 2026, eliminando por completo el uso del papel.

Características del documento de control digital

El documento de control, a pesar de ser obligatorio, no está circunscrito a un formato concreto, lo que permite incluir los datos obligatorios en otros documentos de transporte como la carta de porte.

No obstante, si se quiere seguir unificando el documento de control y la carta de porte, será necesario digitalizar también la carta de porte, ya que la administración no aceptará documentos en papel cuando solicite la presentación del documento de control digital.

En cualquier caso, la finalidad del documento de control o DeCA es:

• Acreditar la existencia de un contrato de transporte
• Permitir a la Administración verificar la trazabilidad y legalidad del servicio
• Ser instrumento de inspección para prevenir competencia desleal

Datos obligatorios del documento de control digital (DeCA)

Al igual que la versión en papel, el documento de control digital debe incluir de manera obligatoria los siguientes datos:

• Nombre o denominación social, NIF y domicilio del cargador contractual
• Nombre o denominación social y NIF del transportista efectivo
• Lugar de origen y destino del envío objeto del transporte
• Naturaleza y peso de la mercancía transportada
• Fecha de realización del transporte del envío de que se trate
• Matrícula del vehículo o vehículos utilizados en la realización del transporte
• Observaciones, reservas, o cualquier otra indicación

Lee el post Los 6 datos imprescindibles del documento de control del transporte de mercancías por carretera para ampliar esta información.

Verificación en tránsito del documento de control digital (DeCA)

El aspecto que cambia en el documento de control digital con respecto al tradicional es la verificación en tránsito.

Para ello, tenemos que atender a la modificación del Reglamento de Ordenación de los Transportes Terrestres (ROTT) de junio de 2026, por la que se establecen las características que deben reunir los sistemas y los documentos electrónicos de control administrativo exigidos en los transportes por carretera.

En cuanto a los mecanismos de control, el ROTT determina una única vía válida de comprobación:

• Un código QR que dirige a una URL donde se encuentra alojado el documento digital.

Este sistema garantiza que las autoridades puedan consultar la información de forma rápida y verificable.

Aspectos a tener en cuenta para garantizar la validez del DeCA

La modificación del Reglamento de la Ley de Ordenación de los Transportes Terrestres (ROTT) en junio de 2023 establecía los sistemas y las características que deben reunir los documentos de control administrativo en soporte electrónico exigidos en los transportes por carretera.

Sin embargo, la publicación de la Resolución de 5 de junio de 2026, de la Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril, ha ampliado estas características en aras de facilitar su implementación por parte de los diferentes operadores económicos involucrados.

De esta manera, esta resolución modifica nuevamente el Reglamento de Ordenación de los Transportes Terrestres (ROTT), que determina:

Ficheros electrónicos: invalidez del escaneo de documentos

• El documento de control debe generarse digitalmente antes de iniciar el servicio (no vale escanearlo). Debe incluir la fecha y hora de creación y de cualquier cambio. Debe guardarse en un repositorio accesible para inspecciones. Cada documento debe tener una URL HTTPS. El archivo debe ser un PDF de máximo 5 MB con los datos de creación y modificación como metadatos.

Código QR

• Los ficheros electrónicos generados deberán incluir en el propio PDF un código QR con la dirección web única y específica del documento (URL).
• Se debe entregar una copia del DeCA al conductor para que la lleve a bordo del vehículo. Puede mostrar una copia en el dispositivo móvil a través del código QR o llevar una copia en papel con el código QR reflejado.
• Se deben custodiar los ficheros electrónicos generados al menos un año.

Firma del DeCA: solo con fines contractuales

• Confirmación de la validez de emplear la carta de porte nacional, el CMR o el ADR como DeCA, siempre y cuando se recojan los datos obligatorios del documento de control y se respeten los requisitos de cada documento.
• Obligatoriedad de firmar el documento de control o DeCA si se emplea con fines contractuales (es decir, se utiliza la carta de porte como documento de control). En estos casos, se debe emplear la firma electrónica avanzada o cualificada, en línea con el reglamento eIDAS.

Consignación de varios servicios en un solo DeCA

Posibilidad de consignar varios servicios en un mismo documento DeCA siempre y cuando cargador contractual y transportista efectiva sean los mismos en todos los envíos. En este caso, se identificarán claramente los datos correspondientes a cada envío individual.

Predominancia del eFTI

• Si los datos se presentan utilizando el esquema definido por el Reglamento eFTI, no será necesario presentar el DeCA según lo descrito en esta resolución.
• La Resolución subraya que el DeCA afecta a las operaciones de transporte nacional, quedando fuera de la misma los transportes internacionales que discurran parcialmente por territorio español (que emplearán los documentos de control establecidos en los convenios suscritos por España).

Beneficios del documento de control digital para los diferentes actores

La digitalización del documento de control no solo responde a una obligación normativa. También introduce mejoras relevantes en la operativa diaria de la cadena de suministro.

Entre los beneficios más transversales destacan el incremento de la visibilidad y la trazabilidad de las operaciones de transporte, una mayor seguridad en la gestión y tratamiento de los datos, ahorro de costes y tiempo, y un control más preciso sobre la cadena de subcontratación, lo que contribuye a una mayor transparencia en todo el proceso logístico.

Además, este cambio representa el primer paso dentro de una transformación digital más amplia del sector del transporte.

La implantación del documento de control digital actúa como palanca para la digitalización progresiva del resto de documentos asociados a la operativa logística, como la carta de porte, el albarán de entrega o el eCMR, en línea con la evolución normativa y la estrategia europea de digitalización del transporte.

Beneficios del documento de control digital o DeCA para cargadores

Para los cargadores, el documento de control digital permite mejorar el seguimiento de las expediciones desde el origen, aumentando la visibilidad sobre el estado de los envíos y facilitando un mayor control sobre las operaciones contratadas.

Además, contribuye a reducir errores administrativos derivados de la gestión manual de la documentación y a agilizar los procesos de facturación.

Beneficios del DeCA digital para operadores logísticos

Los operadores logísticos se benefician de una mayor eficiencia en la gestión documental, al poder centralizar y digitalizar la información asociada a los distintos envíos.

Esto facilita la coordinación entre los diferentes actores de la cadena de suministro y mejora la trazabilidad global de las operaciones, especialmente en entornos con múltiples subcontrataciones.

Beneficios del documento de control electrónico para transportistas

Para los transportistas, la digitalización del documento de control supone una simplificación de los procesos administrativos y una reducción de la carga documental en papel.

Además, aporta mayor seguridad jurídica al disponer de un registro digital accesible y verificable, alineado con los requisitos de inspección en carretera.

Beneficios del documento de control digital para clientes finales

Los clientes finales obtienen una mayor transparencia sobre el estado de sus envíos, lo que se traduce en una mejor experiencia de servicio.

La mejora en la trazabilidad permite disponer de información más fiable y actualizada sobre la cadena de transporte, reforzando la confianza en todo el proceso logístico

Digitalización flexible y segura del documento de control: Smart Docs Hub

Smart Docs Hub es el módulo de digitalización documental del transporte de FIELDEAS Track and Trace y se centra en la completa digitalización y gestión de cualquier documento empleado en una expedición de transporte.

Esta solución se basa en dos pilares básicos: garantía jurídica y regulatoria y flexibilidad.

Garantía jurídica

• FIELDEAS Smart Docs Hub responde a todos los requisitos normativos de la digitalización documental.
• Es una plataforma autorizada por el Ministerio de Transportes y Movilidad Sostenible.
• Garantiza la validez administrativa. Sirve como respaldo en procesos como la recuperación del IVA y ejerce de elemento probatorio ante litigios y ante disputas de entrega de mercancías, gracias a la integración de la firma digital avanzada.

Flexibilidad

• Todos los documentos son susceptibles de ser digitalizados.
• Smart Docs Hub ofrece diferentes vías para la creación de los documentos.
• Pone a disposición del usuario diferentes modalidades de firma, donde destaca la firma digital avanzada (certificado digital, firma biométrica, OTP), en línea con el eIDAS y el ROTT.
• Ofrece diferentes canales para la gestión de los documentos (Web, App T&T, App Lite, App Tótem, Firma Remota; Canal WhatsApp), garantizando una correcta adecuación a los múltiples modelos de transporte que se aplican en el mercado.

Así, Smart Docs Hub convierte la digitalización del documento de control en un proceso estructurado, seguro y preparado para la obligatoriedad prevista en octubre de 2026, al tiempo que impulsa la evolución hacia un entorno completamente digital en la gestión documental del transporte.