Formularios digitales frente a formularios en papel: ¿cuál es mejor para tu empresa?

El objetivo principal de cualquier empresa es optimizar procesos, reducir costes y mejorar la eficiencia operativa. En este sentido, cuestiones tan sencillas como transitar de los formularios en papel a los formularios digitales pueden suponer un gran valor añadido para la compañía.

En este post vamos a analizar la comparativa de formularios digitales frente a formularios en papel para determinar cuál es la mejor opción para mejorar la productividad empresarial y conocer las principales ventajas de la digitalización de los formularios.

¿Qué son los formularios digitales?

Los formularios digitales son documentos electrónicos diseñados para recopilar información de manera estructurada a través de dispositivos como ordenadores, tablets o móviles.

A diferencia de los formularios en papel, los Smart Forms permiten:

• Automatizar procesos y reducir errores humanos
• Integrarse con otros sistemas empresariales (CRM, ERR, BPM, SGA, MES, GMAO, analítica de datos, paltaformas de automatización…)
• Capturar información en cualquier formato (imagen, vídeo, audio)
• Acceder a los datos en tiempo real, sin necesidad de transcribir la información
• Firmar documentos de forma segura

Comparativa formularios digitales frente a formularios en papel

Para comprender cuál es la mejor opción para una empresa, si emplear formularios inteligentes o formularios tradicionales, vamos a desgranar diferentes factores clave que marcan la diferencia entre ambas opciones.

Fiabilidad en la recopilación de datos

Los formularios en papel pueden contener errores de escritura, información incompleta o confusa, lo que deriva en problemas en el procesamiento de los datos.

En cambio, los formularios digitales incluyen validaciones automáticas, lo que garantiza que los datos introducidos son correctos antes de ser enviados.

Además, los formularios online permiten incluir campos obligatorios, lo que minimiza la omisión de información relevante.

Agilidad en el procesamiento de información

El uso de formularios tradicionales ralentiza los flujos de trabajo, puesto que requieren tareas manuales como impresión, distribución y transcripción de la información a sistemas digitales. Esto no solo deriva en pérdida de tiempo, si no también en el retraso de toma de decisiones.

Sin embargo, los formularios digitales automatizan la captura de datos, lo que permite que la información sea enviada y procesada en tiempo real, sin necesidad de pasos intermedios.

Reducción de gastos operativos

Utilizar el papel para registrar datos en campo implica costes recurrentes en materiales como papel, tinta, impresoras, en almacenamiento físico y en personal administrativo para la gestión documental.

Por su parte, estos costes se eliminan con la integración de formularios digitales, lo que permite una gestión más eficiente.

Disponibilidad y acceso

La gran desventaja de los formularios en papel es que solo pueden ser utilizados en un entorno físico y requieren que las personas los entreguen manualmente para su procesamiento.

En cambio, los formularios electrónicos son accesibles desde cualquier dispositivo, lo que facilita el trabajo en remoto y permite la recopilación de información en cualquier momento y lugar.

Integración con otros sistemas

El gran hándicap de los formularios tradicionales es que no se pueden conectar a otras herramientas empresariales para transmitir los datos.

En contraste, los formularios digitales pueden integrarse con sistemas como CRM, ERP, SGA, BPM, MES, GMAO, bases de datos y otros softwares, entre otros, permitiendo una gestión más eficiente de la información y un análisis de datos más rápido, empoderando así tus procesos de recogida de datos.

Compromiso con la sostenibilidad

El uso de documentos físicos tiene un impacto ambiental negativo debido a la tala de árboles, el consumo de agua y la generación de residuos.

En cambio, optar por formularios digitales reduce la huella medioambiental de la empresa, eliminando el desperdicio de papel y fomentando una cultura más responsable con el entorno.

Colaboración y centralización de la información

Con los formularios digitales, las empresas pueden operar en un entorno unificado, donde todos los datos se almacenan, organizan y consultan desde una plataforma accesible en cualquier momento y desde cualquier dispositivo.

En vez de manejar documentos en papel distribuidos en distintos lugares, los equipos pueden colaborar en tiempo real, compartir información de forma inmediata y garantizar que siempre disponen de la versión más reciente de cada formulario, optimizando así la coordinación y la toma de decisiones.

Beneficios de los formularios digitales frente a formularios en papel

Si bien los formularios en papel han sido una herramienta tradicionalmente utilizada en empresas, la transformación digital ha demostrado que los formularios digitales son la alternativa más eficiente, segura y rentable.

La digitalización de la recopilación de datos no solo optimiza los procesos internos, sino que también ayuda a las empresas a ser más competitivas, sostenibles y a estar más preparadas para el futuro.

Así, tras analizar la comparativa formularios digitales frente a formularios en papel vamos a recoger las principales ventajas de digitalizar la recogida de datos en campo:

• Mayor productividad: Reducción de tiempos en la gestión de datos.
• Menos errores: Validación en tiempo real y datos siempre legibles.
• Ahorro de costes: Sin gastos en impresión, almacenamiento ni transcripción.
• Accesibilidad global: Uso desde cualquier dispositivo y en cualquier ubicación.
• Mayor seguridad: Protección contra pérdida de documentos o accesos no autorizados.
• Análisis de datos avanzado: Generación de informes y estadísticas en tiempo real.
• Menos impacto ambiental: Reducción del uso de papel y menor huella medioambiental.

Digitaliza la recopilación de datos con FIELDEAS Forms

La recopilación de datos es un proceso clave en múltiples sectores, pero el uso de métodos tradicionales basados en papel suele generar retrasos, errores y costes innecesarios.

FIELDEAS Forms ofrece una solución innovadora para digitalizar este proceso, permitiendo una gestión más eficiente y optimizando el flujo de trabajo dentro de tu organización.

Esta herramienta facilita compartir, crear, gestionar y analizar la información mediante formularios digitales interactivos.

Di adiós al papeleo, al almacenamiento físico y a la transcripción manual de datos. Con FIELDEAS Forms, toda la información se centraliza en una plataforma digital accesible desde cualquier dispositivo, agilizando la recopilación y el procesamiento de datos.

Así funciona FIELDEAS Forms

1. Crea el formulario perfecto: Utiliza plantillas o crea formularios desde cero con un editor intuitivo.
2. Planifica a tu equipo: Asigna roles y perfiles a cada tarea y optimiza los procesos de trabajo.
3. Rellena formularios desde la app: Recopila información en campo de forma eficiente, incluso offline.
4. Supervisa tus datos: Monitorea el progreso y gestiona las actividades en tiempo real.
5. Analiza, genera informes y comparte información: Obtén informes automatizados y comparte la información con tu equipo.
6. Integra toda la información: Conecta FIELDEAS Forms con tus sistemas a través de la API.