Completa tu transformación digital con formularios digitales para transporte y logística

Los formularios digitales para el transporte y la logística son grandes aliados para alcanzar la plena competitividad que las empresas de este sector buscan. En este post veremos cómo funcionan los formularios online en esta actividad y en qué actividades son de gran utilidad.

Integrar los formularios digitales en las tareas rutinarias y vincularlos con las soluciones empresariales es esencial para alcanzar esta estrategia global de digitalización en el transporte de mercancías y la logística.

Cómo potenciar las operaciones de transporte y logística con formularios digitales

Una solución de formularios digitales te permite optimizar tus operaciones de transporte de una manera inteligente, ágil e intuitiva.

Además de captar los datos de manera más rápida y con un margen de error muy bajo, el software de formularios online de FIELDEAS Forms se conecta con tus sistemas, elevando así tu gestión empresarial.

Asimismo, la propia herramienta genera informes una vez finalizado el registro de datos, lo que permite realizar un análisis de los trabajos al momento o más adelante, ya que genera un histórico de los informes.

Con todo ello, podemos afirmar que los formularios digitales transforman la gestión empresarial de las empresas de transporte y logística al:

• Simplificar la recopilación de datos desde cualquier dispositivo móvil.
• Reducir errores gracias a la normalización de la información.
• Conectar con sistemas empresariales (ERP, CRM, TMS, SGA…) y otras soluciones como Track and Trace para una gestión centralizada y eficiente. Esto facilita el análisis de KPIs y ofrece una visión global del rendimiento de la empresa.
• Actualizar procesos en tiempo real con tecnología Over-the-Air (OTA), asegurando que cualquier cambio en la operativa se refleje de inmediato en las operaciones de campo.
• Generar informes en el momento (Report On Time), permitiendo el análisis de resultados justo al finalizar cada actividad de control.

Áreas de aplicación de los formularios digitales en transporte y logística

Para comprender de una forma más visual cómo los formularios digitales ayudan a impulsar la gestión empresarial en las compañías de transporte y logística, vamos a desgranar las áreas de aplicación de los formularios inteligentes en esta actividad.

Gestión y control de flotas

Los formularios digitales se pueden emplear en la gestión y control de flotas para:

• Checklist de control de vehículos. Inspección pre y post ruta del estado del vehículo o contenedor (neumáticos, frenos, luces, cierres, pintura, limpieza…).
• Control de contenedores. Checklist para la verificación del estado de los contenedores, tanto a nivel interno como externo (cierres, puertas, sellos…).
• Control de cisternas y mangueras de descarga. Verificación de los procesos de limpieza de los contenedores cisterna y de las mangueras de descarga de los productos y control de los procesos de seguridad y calidad en la carga y descarga.
• Control de combustible. Con los Smart Forms se puede registrar el consumo, los repostajes y validar las facturas de combustible.
• Control de cubicaje. Los formularios online permiten verificar cómo se ubica la mercancía en los camiones o contenedores, si se toman todas las medidas de seguridad y sujeción, etc. Además, son muy útiles para verificar que se cumplen con los protocolos de seguridad y control en el transporte de animales vivos.

Almacenaje y logística

El área de almacenaje y logística también se ve muy beneficiada por el uso de formularios digitales en procesos como:

• Control de recepción de mercancías. Registro de cantidad, estado y conformidad en la recepción de productos.
• Realización de controles de calidad de las mercancías. Los formularios digitales para el transporte elevan los controles de calidad de las mercancías que llegan al centro, especialmente en alimentos.
• Verificación de calidad del inventario. Estas herramientas también facilitan el muestreo de calidad de las mercancías almacenadas y que deben salir hacia el cliente.
• Mantenimiento de equipos logísticos. Los Smart Forms permiten la realización de checklist de revisión de carretillas elevadoras cintas transportadoras, grúas, montacargas, básculas, palés…

Seguridad y cumplimiento normativo

Los formularios online también son muy útiles en seguridad y cumplimiento normativo:

• Inspecciones de seguridad. Verificación del cumplimiento de normativas en almacenes y zonas de carga/descarga.
• Seguridad laboral. Checklist para el control de EPIs y prevención de riesgos, para garantizar el uso de guantes, chalecos reflectantes, cascos…
• Manipulación de mercancías peligrosas. Los formularios digitales permiten hacer un control de los protocolos de carga y descarga de las mercancías peligrosas.

Optimización de procesos operativos

Los formularios inteligentes son una herramienta clave en la optimización de procesos operativos, tales como:

• Evaluación de proveedores y transportistas. Formulario online para calificar el servicio de terceros (puntualidad, calidad, incidencias…).
• Control de gastos. Los Smart Forms permiten tener un control detallado de los gastos, sea cual sea su procedencia.
• Órdenes de trabajo y mantenimiento correctivo. Los formularios electrónicos permiten realizar una gestión de incidencias técnicas en almacenes y flotas en tiempo real.

Como podemos observar, los formularios digitales son muy útiles para el sector del transporte y logística, especialmente en la gestión de flotas y contenedores; el mantenimiento de equipos logísticos; el control de limpieza y seguridad de las instalaciones logísticas; el control de seguridad y formación del personal; y el control de calidad y de procesos operativos.

¿Cómo lo hacemos en FIELDEAS Forms?

En FIELDEAS apostamos por un enfoque integral para asegurar que la digitalización de tus procesos de transporte sea un éxito:

• Diseñamos y construimos. Creamos formularios personalizados, aprovechando todas las capacidades de los dispositivos móviles (fotos, audios, vídeos, firmas digitales, geolocalización, lectura de códigos QR, NFC, etc.).
• Planificamos y ejecutamos. Ofrecemos una interfaz intuitiva que funciona incluso sin conexión a Internet, garantizando la operatividad en cualquier entorno.
• Verificamos y analizamos. Integramos la información recopilada en campo con tus sistemas empresariales y soluciones de Track and Trace, permitiendo su análisis en tiempo real para una mejor toma de decisiones.

Además, nos integramos con cualquier sistema de gestión existente, asegurando una transición fluida hacia la digitalización total.

Plantillas de formularios

Además de permitir la creación de formularios personalizados, FIELDEAS Forms ofrece plantillas prediseñadas que cubren las necesidades operativas de cualquier empresa, desde grandes corporaciones hasta PYMES, sea cual sea su área de actividad:

• Prevención Riesgos Laborales
• Control de jornada laboral
• Órdenes de trabajo
• Reportes de incidencias
• Inventario de equipos
• Recepción y entregas de mercancías
• Reportes de gastos
• Checklist de vehículos
• Evaluación de riesgos previos
• Control de calidad
• Inspección de equipos (extintores, maquinaria, etc.)
• Gestión de incidencias en procesos de entrega
• Mantenimiento de instalaciones y equipos
• Seguridad
• Evaluación de servicios