Metodología CAFS para la gestión del cambio en la digitalización de los documentos de transporte por carretera

La digitalización de los documentos de transporte por carretera es un proceso más complejo de lo que a priori pueda parecer, y no por cuestiones técnicas.

Tal y como señalamos en el webinar Cuenta atrás para el Documento Electrónico de transporte por carretera, uno de los principales errores a la hora de abordar la digitalización documental es pensar que “en el fondo solo tengo que generar un documento electrónico y registrarme en el ministerio”.

Aunque en primera instancia el documento que hay que digitalizar por ley es el Documento de Control Administrativo (DeCA), la realidad es que no es el último, ya que habrá futuras normativas que obliguen a digitalizar los datos de transporte.

Ante esta situación, es importante tener muy presente que digitalizar los documentos de transporte de mercancías por carretera implica transformar procesos y gestionar el cambio dentro de la organización.

De esta manera, es importante contar con un partner tecnológico que, más allá de cubrir el espectro técnico, te acompañe en todo el proceso de transformación digital haciendo especial foco en lo realmente importante: las personas.

La importancia de la gestión del cambio en la transformación digital de la carretera

La carretera es un sector con casuísticas muy específicas, lo que obliga a abordar su digitalización con soluciones diseñadas ad-hoc para el sector, con el objetivo de que cubran todos los escenarios operativos que se suceden en el día a día.

Es esta propia estructura del sector la que hace que la gestión del cambio cobre especial relevancia en el camino de la transformación digital.

La convergencia de diferentes actores (cargadores, transportistas, operadores, clientes finales) y operativas (carga completa, carga fraccionada, cabotaje, ADR, transporte frigorífico, cross-docking, servicio spot…) complica la expansión de la digitalización a todos los niveles de la cadena, pero con una correcta estrategia de gestión del cambio el éxito es posible.

Metodología CAFS de FIELDEAS para la gestión del cambio

FIELDEAS cuenta con una metodología propia para la gestión del cambio, en línea con nuestro objetivo de acompañar a nuestros clientes en todo el proceso de implantación de cualquier solución de nuestra cartera.

Se trata de la metodología CAFS, que cuenta con cuatro fases:

• Comunicar
• Asistir
• Formar
• Supervisar

En el caso de la digitalización documental estaríamos hablando del módulo Smart Docs Hub, dentro de la solución FIELDEAS Track and Trace.

Esta herramienta, basada en la flexibilidad y la garantía jurídica y regulatoria, permite digitalizar todos y cada uno de los documentos de transporte, teniendo en cuenta a todos los actores de la cadena y aportando beneficios tangibles para cada uno de ellos, especialmente para los conductores.

Gestión del cambio con la metodología CAFS en Smart Docs Hub

Como hemos comentado, el transporte no es como digitalizar otro proceso de la compañía, precisamente porque integra una cadena que es compleja.

Más allá de la garantía jurídica y la flexibilidad, que son imprescindibles, necesitamos una buena estrategia de gestión del cambio, que FIELDEAS basa en la metodología CAFS:

Comunicar

Este es el primer nivel de la estrategia de gestión del cambio y consiste en trasladar de forma precisa la iniciativa y plazos de implantación concretos, objetivos y valor añadido para todos los actores del proceso.

Asistir

El siguiente paso es asistir. Es decir, realizar un análisis correcto de la situación del cliente y sus colaboradores, seleccionando el modelo de implementación adecuado para cada participante, tanto interno como externo.

Formar

En todo cambio es esencial la formación. Esta fase se centra en realizar los trainings correctos para garantizar una capacitación adecuada de cada participante en el proceso.

Supervisar

Ninguna de las tres fases anteriores tendrá sentido si no se supervisa su evolución.

Así, en la cuarta fase de la estrategia de gestión del cambio de FIELDEAS, el objetivo es realizar un seguimiento activo, identificar cuellos de botella en la adopción y aplicar medidas de refuerzo en caso de necesidad.

Smart Docs Hub: Digitalización de los documentos de transporte por carretera

Todo lo analizado en este post nos recuerda que detrás de los procesos, las herramientas y el movimiento de mercancías están las personas, encargadas de hacer que toda la cadena funcione como un engranaje perfecto.

Así, digitalizar un proceso podría llegar hasta ser contraproducente si no se tiene en cuenta a las personas y a su necesidad de adaptarse al cambio. Al fin y al cabo, son ellas las que usan las herramientas diariamente.

El módulo de digitalización documental de FIELDEAS Track and Trace tiene en cuenta esta premisa y ha sido diseñado con el objetivo de aportar beneficios a todos los agentes involucrados en la cadena de transporte a todos los niveles.

Asimismo, cuenta con diversas funcionalidades que están igualmente orientadas a facilitar el día a día de todas las personas:

• Digitalización integral y cumplimiento normativo
• Mejora de la eficiencia operativa
• Visibilidad y trazabilidad en tiempo real
• Colaboración entre actores y reducción de fricciones
• Mayor seguridad de los datos y custodia documental
• Reducción de costes y sostenibilidad
• Fácil integración y escalabilidad
• Incremento de la competitividad