Cómo eliminar los puntos ciegos en tu logística inbound con un sistema YMS

En la gestión de la cadena de suministro, uno de los grandes desafíos sigue siendo la falta de visibilidad en los patios logísticos. Los puntos ciegos en las operaciones de entrada o logística inbound pueden generar cuellos de botella, demoras, errores y sobrecostes difíciles de controlar si no se cuenta con la tecnología adecuada, como un sistema YMS (Yard Management System).

La logística inbound hace referencia a la gestión de todos los flujos de entrada de mercancías hacia un centro logístico, ya sea con fines de abastecimiento o almacenamiento. En otras palabras, abarca todo el proceso desde que un proveedor envía los productos hasta que estos son recibidos y registrados en las instalaciones.

Históricamente, los procesos inbound han representado uno de los mayores puntos ciegos para los cargadores. La falta de herramientas adecuadas dificultaba tener visibilidad sobre el estado de los envíos y el momento exacto en que las mercancías llegarían desde los proveedores, lo que complicaba la planificación y generaba ineficiencias en toda la cadena logística.

Principales desafíos en la logística inbound

Ya vimos ¿Qué es el Yard Management System o YSM? en un post anterior y descubrimos que esta solución se centra en gestionar y optimizar la actividad de los patios de los centros logísticos, ayudando a coordinar y controlar de manera eficiente el movimiento y almacenamiento de los vehículos y mercancías en el patio.

Sin duda, unas importantes ventajas competitivas que ayudan a eliminar los puntos ciegos en la logística inbound.

Antes de implementar un sistema YMS es importante entender cuáles son los problemas estructurales que afectan la logística inbound en muchas organizaciones.

Estos desafíos no solo comprometen la eficiencia operativa, sino que también tienen un impacto directo en los costes, los tiempos de entrega y la satisfacción de proveedores y clientes:

Falta de visibilidad en tiempo real. No saber con precisión cuántos vehículos están en el patio, qué mercancías transportan, o cuánto tiempo llevan esperando genera incertidumbre y decisiones reactivas. Esta opacidad en las operaciones dificulta la planificación y el control.

Tiempos de espera elevados

Cuando no hay una gestión estructurada del acceso y la programación de citas, los camiones pueden permanecer horas esperando su turno. Esto no solo afecta la eficiencia del patio, sino que también implica costes adicionales por demoras y recursos ociosos.

Asignación ineficiente de muelles

La falta de automatización y criterios operativos claros puede provocar una distribución aleatoria o poco óptima de los muelles de carga y descarga. Esto reduce la productividad y genera cuellos de botella innecesarios.

Procesos manuales y uso excesivo de papel

Muchos patios logísticos siguen funcionando con hojas de cálculo, formularios impresos o instrucciones verbales. Esto incrementa la posibilidad de errores humanos, retrasa los procesos y complica la trazabilidad.

Comunicación limitada con transportistas

La ausencia de canales de comunicación ágiles entre el centro logístico y los transportistas dificulta la coordinación de horarios, genera confusión sobre las instrucciones y afecta la experiencia del conductor.

Descoordinación entre áreas internas

Cuando el patio, el almacén y el área de transporte no trabajan con información integrada, se producen desajustes que afectan la sincronización de las operaciones. Esta fragmentación operativa resta agilidad al flujo inbound.

Costes operativos ocultos

Los tiempos muertos, las horas extra, la baja utilización de recursos y las penalizaciones por incumplimientos generan un impacto económico significativo que, muchas veces, pasa desapercibido hasta que se vuelve crítico.

Falta de datos para la mejora continua

Sin una fuente confiable de datos y sin indicadores clave de desempeño (KPIs), es difícil identificar patrones, cuellos de botella o áreas de mejora. Esto limita la capacidad de evolución y adaptación del proceso logístico.

¿Cómo ayuda un sistema YMS a impulsar la logística inbound?

Un sistema YMS actúa como una plataforma central que conecta al personal operativo, transportistas, sistemas internos y sensores físicos, generando un ecosistema logístico más eficiente que ayuda a eliminar los puntos ciegos en las operaciones inbound.

Estas son algunas de sus funcionalidades más destacadas:

Visibilidad total en tiempo real

Permite saber exactamente cuántos vehículos hay en el patio, en qué estado se encuentran, cuánto llevan esperando y cuál es su prioridad. Esta visibilidad facilita la planificación operativa y evita sorpresas.

Gestión automatizada de citas

El sistema permite agendar y confirmar citas de entrega con antelación, evitando picos de tráfico y reduciendo el tiempo que un camión permanece inactivo. Los transportistas acceden a un portal donde pueden reservar franjas horarias, consultar instrucciones y recibir notificaciones.

Asignación inteligente de muelles

Basado en reglas predefinidas, el sistema puede asignar automáticamente los muelles disponibles según el tipo de carga, el producto, el nivel de urgencia o el estado del almacén. Esto minimiza tiempos muertos y mejora la utilización del espacio.

Comunicación fluida con conductores y transportistas

Mediante apps móviles, SMS o enlaces web el sistema puede dar instrucciones precisas a los conductores, indicándole la hora de la reserva, el muelle asignado, si surge algún retraso… Esto reduce errores y mejora la experiencia del conductor.

Trazabilidad y control de KPIs

Cada movimiento queda registrado, lo que permite generar reportes automáticos con indicadores clave como:

• Tiempo promedio de espera por vehículo
• Cumplimiento de citas
• Productividad de los muelles
• Tiempo total de permanencia en el patio

Esta información es clave para la mejora continua y la toma de decisiones basada en datos.

Plena visibilidad en la logística inbound con el sistema YMS de FIELDEAS Track and Trace

Además de todas las funcionalidades que hemos visto de un sistema YMS, la solución de gestión de muelles de FIELDEAS Track and Trace ofrece un valor diferencial, que es establecer un flujo de comunicación constante entre el proveedor de materias primas y el fabricante o cargador.

Cuando el fabricante tiene que comprar materias primas nuestra solución le permite solicitar la cantidad deseada a sus proveedores, para que estos definan la cantidad que van a enviar al centro logístico, indicando la fecha y la hora.

Es lo que denominamos “Planificador de entradas” y en este módulo el proveedor ve lo que necesita su cliente y planifica la ruta reservando un espacio, otorgando al cargador o fabricante toda la información necesaria para completar su parrilla logística con una visión integral del flujo de mercancías.

Con todo lo analizado, digitalizar la gestión del patio logístico con un sistema YMS es un paso clave para eliminar los puntos ciegos de la logística inbound. Permite operar con mayor agilidad, anticiparse a los problemas y mejorar de forma directa la eficiencia global del centro logístico.

En un entorno donde cada minuto cuenta y la trazabilidad es cada vez más valorada, este tipo de herramienta deja de ser un plus y se convierte en una necesidad estratégica para cualquier empresa que busque optimizar su cadena de suministro.