Smart Docs Hub: digitalización integral del documento de control, carta de porte nacional, eCMR y otros documentos de transporte

La digitalización documental del transporte de mercancías por carretera es una de las principales preocupaciones actuales de todos los actores de la cadena de suministro por la llegada de la obligatoriedad del documento de control digital o DeCA (Documento electrónico de Control Administrativo).

A pesar de que la normativa ya respalda la digitalización de los documentos de transporte desde hace años, es ahora cuando el sector está buscando soluciones para digitalizar su ecosistema documental.

FIELDEAS Track and Trace lleva más de 10 años acompañando a empresas cargadoras, operadores logísticos y empresas de transporte a digitalizar su operativa a todos los niveles.

En el caso de la digitalización de los documentos de transporte, FIELDEAS Track and Trace cuenta con Smart Docs Hub, su módulo de digitalización documental. Analizamos en este post sus principales pilares y ventajas.

Pilares de Smart Docs Hub para la digitalización del documento de control y otros documentos de transporte

Smart Docs Hub se centra en la completa digitalización y gestión de cualquier documento empleado en una expedición de transporte.

Esta solución se basa en dos pilares básicos: garantía jurídica y regulatoria y flexibilidad.

Garantía jurídica y regulatoria

Con Smart Docs Hub se obtiene un documento válido desde cualquier punto de vista administrativo, jurídico y legal.

Es decir, sirve, por ejemplo, como respaldo en procesos como la recuperación del IVA y ejerce de elemento probatorio ante litigios y ante disputas de entrega de mercancías, gracias a la integración de la firma digital avanzada.

Asimismo, el dominio en el que se aloja el documento generado por Smart Docs Hub cumple con los requisitos de seguridad establecidos por el Ministerio de Transportes y Movilidad Sostenible, afianzando a FIELDEAS como proveedor homologado.

Flexibilidad

El módulo de digitalización documental de FIELDEAS Track and Trace se caracteriza por su flexibilidad, al incluir los siguientes aspectos:

Todos los documentos son susceptibles de ser digitalizados

Se trata de una solución de documentación digital para el transporte que va más allá del documento de transporte en sí.

De esta manera, permite digitalizar toda la documentación asociada, incluyendo no solo los documentos principales, sino también aquellos relacionados indirectamente, como certificados de lavado de cisternas, documentos de trincado y documentos comerciales.

Es decir, una herramienta de gestión digital integral en la que puedes centralizar y digitalizar todos los documentos que utilizas y necesitas.

Además, está preparada para integrar distintos módulos documentales, lo que le da gran flexibilidad, y se adapta teniendo en cuenta tanto el tipo de carga como el modo de transporte.

Asimismo, la plataforma se integra con otros sistemas empresariales como el ERP, TMS o SGA, evitando la duplicidad de tareas y permitiendo que la información fluya de manera bidireccional.

Diferentes vías para la creación de los documentos: documento de control, eCMR, carta de porte digital…

Smart Docs Hub permite crear los documentos dentro de la propia app de Track and Trace o integrando el documento que se ha generado en sistemas externos.

Pone a disposición del usuario diferentes modalidades de firma

El usuario puede elegir aplicar la firma simple, para aquellos documentos que no requieren firma de manera obligatoria.

También la firma digital avanzada, para aquellos documentos donde la firma es obligatoria (como la carta de porte nacional o el eCMR).

En este sentido, dentro de la firma digital avanzada, Smart Docs Hub ofrece diferentes opciones de firma, en línea con el reglamento eIDAS y el ROTT:

• Certificado digital: puede ser manual o automática (mediante sello digital corporativo), eliminando la gestión de papel en el momento de la expedición.
• Firma biométrica: especialmente diseñada para chóferes y destinatarios, recoge evidencias como velocidad, presión, aceleración, geolocalización y dispositivo, encriptándolas dentro del propio documento.
• Firma OTP: One-Time Password o contraseña de un solo uso. Utiliza un código numérico o alfanumérico temporal enviado al móvil del firmante (vía SMS o email) para validar el documento.

Diferentes canales para la gestión de los documentos

Smart Docs Hub de FIELDEAS Track and Trace pone a disposición de sus clientes diferentes canales para poder gestionar sus documentos dentro de toda la cadena de suministro, teniendo en cuenta al generador del documento, al transportista y los conductores e, incluso, al destinatario de la mercancía.

Así, los canales que emplea son:

• Web: usuario y contraseña en el navegador
• App de T&T: usuario y contraseña en la app móvil
• App Lite: los conductores no tienen que descargarse nada en sus dispositivos, pueden acceder a los documentos con un QR, un enlace de WhatsApp o SMS…
• App Tótem: ubicada en los puntos de carga y descarga para que el conductor salga de la plataforma del cargador con el documento firmado.
• Firma remota: pensada para escenarios de entrega a puerta cerrada o entregas en las que quien recepciona la mercancía no está autorizado a firmar el documento. Se genera un enlace tras la firma del transportista para que firme el destinatario si está conforme en el propio dispositivo del conductor.
• Canal WhatsApp: se trata de un proceso muy guiado y sencillo. Todo se hace a través de una app de WhatsApp, con botones que van guiando al conductor para firmar la documentación.

Gestión del cambio: metodología CAFS

Uno de los compromisos de FIELDEAS, en cualquiera de sus soluciones, es acompañar a sus clientes en todo el proceso de implantación, independientemente de la estructura empresarial de la compañía y de su madurez digital.

De hecho, FIELDEAS cuenta con una metodología propia para la gestión del cambio, la metodología CAFS, que se centra en cuatro pasos principales:

Comunicar

Este primer paso se centra en trasladar de forma precisa la iniciativa y plazos de implantación concretos, objetivos y valor añadido para todos los actores del proceso.

Asistir

En esta fase se realiza un análisis correcto de la situación del cliente y sus colaboradores, seleccionando el modelo de implementación adecuado para cada participante, tanto interno como externo.

Formar

En el tercer paso se realizan los trainings adecuados para garantizar una capacitación ajustada a cada participante en el proceso.

Supervisar

La fase final se centra en realizar un seguimiento activo, identificar cuellos de botella en la adopción y aplicar medidas de refuerzo en caso de necesidad.

Beneficios de Smart Docs Hub para la operativa de transporte

Smart Docs Hub aporta múltiples beneficios a todas las empresas del sector del transporte y la logística, desde cargadores hasta clientes finales pasando por operadores logísticos y transportistas. Además, las acompaña en todo el proceso de implantación para impulsar la gestión del cambio.

• Digitalización integral y cumplimiento normativo
• Mejora de la eficiencia operativa
• Visibilidad y trazabilidad en tiempo real
• Colaboración entre actores y reducción de fricciones
• Mayor seguridad de los datos y custodia documental
• Reducción de costes y sostenibilidad
• Fácil integración y escalabilidad
• Incremento de la competitividad