Tipos de firma digital en la documentación de transporte y cuándo usarlos

La gestión documental en el transporte juega un papel crítico, ya que cada envío, cada entrega y cada recogida implica una cadena de documentos que deben ser firmados para dejar constancia de lo ocurrido. Por ello, es importante conocer los tipos de firma digital en transporte y cuándo usarlos.

Tradicionalmente, estas firmas eran manuales, pero hoy en día los avances tecnológicos han dado paso a las firmas electrónicas, que ofrecen seguridad jurídica, agilidad operativa y una fuerte trazabilidad.

Sin embargo, no todas las firmas electrónicas son iguales. Existen distintos niveles y tipos que se aplican según el riesgo de la operación, el marco legal y las necesidades del flujo logístico. En este artículo te explicamos los principales tipos de firma en transporte y cómo se utilizan en la documentación del sector.

¿Qué es una firma digital en transporte?

Una firma electrónica es cualquier dato en formato electrónico que se asocia a otros datos y que sirve como método de identificación del firmante.

Su objetivo es similar al de una firma manuscrita: validar la intención de una persona de aprobar el contenido de un documento. Sin embargo, las firmas electrónicas permiten hacerlo de forma remota, segura y con múltiples capas de verificación, lo que las hace ideales para la logística moderna.

En la Unión Europea, el reglamento eIDAS (Reglamento (UE) 910/2014, de 23 de julio de 2014) regula los niveles de firma electrónica y establece un marco legal común para todos los países miembros. Este reglamento distingue entre tres grandes categorías de firma: simple, avanzada y cualificada.

En el post Así se debe integrar la firma electrónica avanzada en el eCMR o documento electrónico de transporte hablamos sobre qué es y para qué sirve la firma electrónica y te contamos cómo se implementa en el eCMR o documento electrónico de transporte.

Tipos de firma digital en las operaciones de transporte

A continuación, detallamos los principales tipos de firma digital recogidos en el reglamento eIDAS y su aplicación concreta en el ámbito logístico y del transporte.

1. Firma electrónica simple (SES)

La firma electrónica simple (SES por sus siglas en inglés) es la más básica desde el punto de vista técnico y legal. Se utiliza en situaciones de bajo riesgo y su validez legal es limitada, aunque reconocida. En logística, este tipo de firma puede utilizarse en pruebas de entrega, registros internos de almacén o recepción de mercancías por parte de conductores.

Se trata, por ejemplo, de firmar con el dedo sobre una pantalla táctil. La verificación de identidad es implícita, basada en el contexto y no en la identidad digital del firmante. Por ello, su nivel de autenticidad y de integridad del documento es bajo.

Asimismo, presenta una alineación regulatoria con el Reglamento eFTI parcial, aunque su coste y complejidad son muy bajos.

2. Firma basada en OTP (One-Time Password)

Este tipo de firma electrónica para el transporte se basa en el envío de un código de verificación por SMS o correo electrónico. Al introducir el código recibido, el firmante valida su identidad y aprueba el documento.

Aunque técnicamente sigue siendo una firma simple, su uso aporta un nivel adicional de seguridad y es útil en contextos de baja o media sensibilidad.

Su garantía de autenticidad es media, su nivel de evidencia es bajo-medio, la alineación con el Reglamento eFTI es parcial y su nivel de riesgo, coste y complejidad es bajo.

En transporte, se utiliza para la aceptación de pedidos, confirmaciones de entrega o la validación de checklist de carga. Su ventaja es que no requiere dispositivos especiales, solo un teléfono móvil o acceso a email.

3. Firma biométrica

La firma biométrica introduce elementos de identificación únicos del firmante, como la presión, velocidad o trazo de la firma manuscrita, capturados en dispositivos especiales.

Esta tipología puede considerarse una firma avanzada si se almacena de forma segura y se asocia a un sistema de validación de identidad; es decir, biometría más verificación ID, por ejemplo.

Es especialmente útil en operaciones donde se desea dejar constancia de la identidad del conductor o del operario que firma la entrega. Por ejemplo, al registrar la recepción de mercancía en una plataforma logística o al validar un parte de carga desde una tablet.

Este tipo de firma ofrece una garantía de autenticidad alta, una trazabilidad sólida y un nivel medio-alto de evidencia legal, mientras que el coste y complejidad son medios.

Firma simple documentos de transporte_eCMR_FIELDEAS

Firma basada en OTP documentos de transporte_eCMR_FIELDEAS

Firma biométrica documentos de transporte_eCMR_FIELDEAS

Firma electrónica avanzada documentos de transporte_eCMR_FIELDEAS

Firma electrónica cualificada documentos de transporte_eCMR_FIELDEAS

4. Firma electrónica avanzada (AES)

La firma electrónica avanzada (AES, por sus siglas en inglés) cumple con requisitos legales más estrictos. Este tipo de firma está vinculada de manera única al firmante, permite su identificación y está asociada a los datos del documento de forma que cualquier cambio posterior invalida la firma. Esto la hace especialmente útil en procesos de transporte regulado.

En logística, se aplica en documentos como la carta de porte electrónica (eCMR), declaraciones de exportación o trámites aduaneros electrónicos.

Su implementación requiere sistemas más sofisticados, como autenticación de doble factor, dispositivos de validación y certificados digitales. A cambio, ofrece una mayor seguridad jurídica y cumple con normativas como el eFTI o el eIDAS.

5. Firma electrónica cualificada (QES)

La firma electrónica cualificada (QES, por sus siglas en inglés) es el nivel más alto de firma electrónica definido en el eIDAS.

Esta tipología requiere un certificado digital emitido por un prestador de servicios de confianza y el uso de un dispositivo seguro de creación de firma (QSCD).

Este tipo de firma es ideal para contratos internacionales, comunicaciones con autoridades públicas o cualquier documento donde sea imprescindible garantizar la identidad del firmante y la integridad del contenido.

Ofrece un total cumplimiento de la normativa eFTI y en transporte su uso se extiende a contratos de prestación de servicios, licitaciones, documentación sensible o cumplimiento normativo en el sector público.

¿Cuál es la firma más adecuada para tu operativa de transporte?

La respuesta depende del nivel de riesgo, de los requisitos regulatorios y del grado de digitalización que tenga tu cadena logística. En general:

• Para flujos internos y operaciones simples, como la recepción de mercancías o entregas locales, una firma simple o basada en OTP puede ser suficiente.
• Para operaciones de mayor complejidad o con trazabilidad exigente, como entregas internacionales, declaraciones electrónicas o el eCMR, conviene implementar firmas avanzadas.
• Para contratos críticos o intercambios con el sector público, lo recomendable es utilizar firmas cualificadas.

SeamLess eCMR con plena garantía legal y jurídica

Entender los distintos tipos de firma en transporte es esencial para tomar decisiones acertadas sobre digitalización documental. La firma electrónica no solo acelera los procesos y reduce el uso de papel, sino que también mejora la trazabilidad y refuerza el cumplimiento legal en un entorno cada vez más regulado.

En este sentido, desde FIELDEAS hemos diseñado el módulo SeamLess eCMR, centrado en la digitalización documental en el transporte de una forma segura y con todas las garantías normativas y regulatorias.

Así, el mínimo de firma que se emplea en nuestra solución de digitalización documental es la firma electrónica avanzada, ofreciendo plena seguridad a todo el proceso de transporte.

Por ello, la solución eCMR de FIELDEAS ofrece flexibilidad al incluir diferentes modalidades de firma digital avanzada en todo el proceso de transporte, solicitándola en las diferentes acciones de verificación de eventos que se dan (recogida de la mercancía, control en tránsito, subcontratación, llegada a la plataforma…).

Firma digital avanzada del Seamless eCMR de FIELDEAS Track and Trace

Nuestra solución ofrece la posibilidad de firmar a través de nuestra aplicación móvil o a través de un enlace web. En cualquiera de los casos, se pueden emplear diferentes modalidades de firma digital avanzada para el SeamLess eCMR de FIELDEAS Track and Trace:

• Firma biométrica. Firma biométrica a través de nuestra App o nuestro canal web online, que recoge toda la información de la firma en cuanto al trazado, la velocidad, la precisión…
• Certificado digital. Los procesos de firma pueden ser automatizados por parte de todos los actores de la cadena mediante el uso de un certificado digital, lo que ahorra tiempo en el proceso.
• Mediante OTP. Empleamos el mecanismo OTP (One-Time Password o contraseña de un solo uso) a través de canales SMS o WhatsApp para poder asegurar que el usuario es quien dice ser y que permita identificar al firmante y que el proceso sea válido.