¿Todo listo para el Documento Electrónico de Transporte por carretera? Claves de una implementación exitosa

El Live Webinar ¿Todo listo para el Documento Electrónico de Transporte por carretera? celebrado por FIELDEAS ha sido el punto de encuentro de cientos de profesionales del sector para abordar todas las cuestiones normativas, técnicas y de aplicación de los documentos digitales de transporte.

El objetivo de este webinar, más allá de aclarar todo el marco normativo, se ha centrado en subrayar la importancia de superar la digitalización a mínimos, que nos va a permitir únicamente cumplir con la obligatoriedad del Documento de Control Digital o DeCA (Documento Electrónico de Control Administrativo) en octubre de 2026, y apostar por una estrategia de digitalización completa, que abarque todo el ecosistema documental del transporte de mercancías por carrera y que nos permita hacer frente sin esfuerzos a todas las futuras normativas que estén por venir.

Sin embargo, la clave del éxito de esta digitalización, tanto a mínimos como a máximos, reside en la calidad y flexibilidad de la solución tecnológica que se implemente.

Documento Electrónico de Transporte eficiente

Durante el webinar se ha destacado la llegada de nuevas normativas que pueden endurecer los requisitos técnicos que debe cumplir el propio documento de control digital, con el objetivo de alinear la digitalización documental del transporte en España a la futura normativa europea (Reglamento eFTI).

Lejos de tensionar, tal y como ha explicado Óscar López, CEO de FIELDEAS, esta nueva regulación debe verse como una motivación para abordar la completa digitalización del ecosistema documental del transporte, obteniendo así un documento electrónico de transporte verdaderamente eficiente.

De esta manera, la principal recomendación de este Live Webinar es que todo este proceso de transformación, que se tiene que hacer para cumplir en primer término con el documento de control digital, se evalúe con una perspectiva de futuro y con el objetivo de obtener un documento electrónico de transporte que responda ante todas las necesidades operativas y tenga un objetivo claro: la eficiencia.

Smart Docs Hub: Solución de transporte todoterreno para un documento electrónico de transporte eficiente

Lejos de ser una utopía, el documento electrónico de transporte eficiente ya es una realidad con soluciones flexibles, sencillas y seguras como el módulo de digitalización documental de FIELDEAS Track and Trace, Smart Docs Hub.

“Este avance normativo no es más que la constatación de la necesidad de contar con una plataforma que esté preparada para navegar a la par de esta regulación y de cualquiera que llegue. La flexibilidad es la clave del éxito de cualquier plataforma de digitalización”, ha destacado Óscar López.

Smart Docs Hub, contempla esta flexibilidad y tiene todas las capacidades para responder ante los requisitos actuales, pero, sobre todo, para dar cobertura a aquellos que lleguen en el futuro.

Flexibilidad de Smart Docs Hub

• Permite gestionar diferentes documentos de transporte (documento de control, carta de porte, eCMR, etc.).
• Admite documentos procedentes de sistemas externos, plantillas generadas en la plataforma o digitalización de papel mediante escaneo.
• Diferentes modalidades de firma, donde destaca la firma digital avanzada (certificado digital, firma biométrica, OTP) en línea con el eIDAS y el ROTT.
• Ofrece varios canales para la gestión documental:

– La App T&T (Android e iOS).

– App Lite mediante enlace, sin necesidad de login.

– App Tótem, en centros de carga o descarga.

– Firma remota

– Canal Whatsapp

Garantía jurídica en Smart Docs Hub

• Plataforma homologada por el Ministerio de Transportes para la verificación en tránsito.
• Funcionamiento online y offline, permitiendo controles incluso sin conexión.
• Uso de firma digital avanzada (biométrica, certificado u OTP) conforme al ROTT, eIDAS y al reglamento eFTI.
• Validez jurídica, administrativa y probatoria de los documentos.

Cómo funciona el proceso de digitalización en Smart Docs Hub

• Integración con sistemas del cliente mediante API, EDI u otros formatos del sector.
• Gestión del documento durante el transporte, incluyendo firma, intercambio y verificación por autoridades.
• Registro de incidencias, cambios de conductor o anotaciones sin afectar la validez del documento.
• Trazabilidad completa en tiempo real para cargadores, transportistas y destinatarios.
• Entrega automática de copias del documento firmado, facilitando procesos administrativos como facturación o recuperación de IVA.
• Custodia y retorno de la información: almacenamiento seguro durante al menos 5 años.
• Posibilidad de devolver la información al sistema del cliente con toda la trazabilidad para su gestión interna.

En conjunto, Smart Docs Hub permite digitalizar todo el ciclo documental del transporte, mejorando la eficiencia operativa y asegurando el cumplimiento normativo.

Impacto del documento electrónico según el tipo de transporte

Durante el webinar, también se han aclarado aspectos recogidos en la normativa pero que generan dudas.

La normativa establece la obligatoriedad del documento de control en formato electrónico para el transporte público de mercancías por carretera en territorio nacional. Sin embargo, su aplicación concreta depende del tipo de transporte, la mercancía y el modelo operativo.

Los transportes afectados son:

• Todo transporte público de mercancías por carretera dentro de España.
• Aplica tanto a cargas completas como grupajes.

Exenciones de la normativa

Existen algunas situaciones en las que no es obligatorio:

• Transporte de mudanzas.
• Servicios de grúa.
• Mercancía de poco volumen y fácilmente manipulable.

En este último caso suele interpretarse que la mercancía por encima de un palé deja de considerarse fácilmente manipulable, por lo que normalmente sí requerirá documento de control.

Cómo afecta al transporte internacional

La normativa no modifica lo ya establecido:

• En transporte internacional se utilizan los documentos definidos en los convenios firmados por España (como el CMR).
• Durante el tránsito por territorio nacional, se interpreta que también debe existir documento de control electrónico, incluso si el transporte es internacional.

Envíos mediante paquetería (parcels)

En este caso, la normativa afecta principalmente al transporte primario:

• Sí aplica: transporte desde el almacén de origen hasta el hub logístico de la empresa de paquetería.
• Normalmente no aplica: la última milla, ya que suele tratarse de mercancía de pequeño volumen.

Transporte intermodal

La obligatoriedad de uso del documento de control digital dependerá del tramo por carretera:

• Sí aplica: en los trayectos por carretera dentro de España (por ejemplo, del almacén al puerto o terminal).
• Puede existir un único documento: en modelos como ro-ro o autopistas ferroviarias, donde el transporte se considera un proceso único.

Qué documentos pueden utilizarse

La normativa exige documento de control electrónico o DeCA, pero no impone un formato concreto. Se pueden usar:

• Carta de porte
• eCMR
• Albarán de entrega
• Documento de estiba
• Otros documentos equivalentes

Si el documento requiere firma, deberá utilizarse firma digital avanzada, garantizando su validez jurídica, administrativa y probatoria.

Errores a evitar para alcanzar el éxito de implementación del Documento Electrónico de Transporte

El éxito de la transformación digital del transporte por carretera depende de diferentes factores que se deben tener en cuenta: nivel de seguridad, firma electrónica avanzada, flexibilidad, gestión del cambio…

Durante el webinar se han expuesto errores o reflexiones a tener en cuenta antes de implementar una solución de digitalización documental del transporte:

Error 1: “Con nuestra firma digital corporativa es suficiente”

Un error habitual es creer que una solución de firma digital corporativa ya es suficiente para cumplir con la normativa. Aunque estas herramientas funcionan bien para firmar contratos desde una oficina, no están diseñadas para la operativa real del transporte, donde intervienen múltiples actores: transportistas habituales, proveedores, o conductores de los que no siempre se tiene información previa.

Por eso, la digitalización del documento de control requiere soluciones específicas para el sector del transporte, adaptadas a su operativa y alineadas con los requisitos que marca la normativa.

Error 2: “Implantamos una solución mínima y más adelante veremos”

Otro fallo frecuente es apostar por soluciones básicas únicamente para cumplir con la obligación normativa inmediata.

Si bien actualmente el foco está en el documento de control digital, las empresas deben prepararse para futuras normativas y evoluciones regulatorias, como el Reglamento eFTI o la nueva modificación del ROTT.

Optar por herramientas limitadas puede provocar que, en pocos años, sea necesario repetir todo el proceso de implantación y gestión del cambio, sustituyendo nuevamente la tecnología utilizada.

Por ello, resulta más eficiente elegir desde el inicio una solución preparada para evolucionar a medio y largo plazo.

Error 3: “Todas las soluciones son iguales, solo necesito saber el precio”

La digitalización documental no debe entenderse solo como un gasto o una obligación normativa, sino como una oportunidad para mejorar procesos, ganar eficiencia y obtener retornos operativos y financieros.

Más allá del cumplimiento legal, una solución adecuada puede agilizar tareas administrativas, optimizar la gestión documental y acelerar procesos como la recuperación de IVA en operaciones intracomunitarias. En compañías con grandes volúmenes de transporte, el impacto económico y operativo puede ser muy significativo.

Por eso, antes de decidir únicamente por precio, es importante valorar aspectos como la capacidad de integración, la automatización de procesos, la escalabilidad de la plataforma y el retorno que puede generar a medio y largo plazo.

Error 4: “La interoperabilidad la resolverá el eFTI”

Existe la idea equivocada de que el reglamento eFTI garantizará automáticamente la interoperabilidad entre plataformas tecnológicas.

En realidad, eFTI se centra en la comunicación entre empresas y administraciones públicas, pero no regula directamente el intercambio entre soluciones privadas.

Por eso, es fundamental que las plataformas tecnológicas trabajemos conjuntamente para garantizar la interoperabilidad entre cargadores, operadores logísticos y transportistas, incluso cuando utilizan sistemas distintos.

De hecho, ya existe una iniciativa de interoperabilidad a nivel europeo en la que FIELDEAS participa de forma activa junto a otras plataformas, en línea con nuestro objetivo de facilitar y simplificar la transformación digital a las empresas de la cadena de suministro.

Gestión del cambio y metodología CAFS

Otro aspecto analizado durante el seminario web es que la digitalización documental del transporte no es tanto un reto tecnológico; si no un importante desafío humano y organizativo.

A diferencia de otros procesos internos, el transporte involucra múltiples actores dentro de una cadena logística especialmente compleja.

Por ello, además de asegurar flexibilidad y validez jurídica, resulta imprescindible desarrollar una estrategia sólida de gestión del cambio.

En este sentido, desde FIELDEAS trabajamos con la metodología CAFS, basada en cuatro fases clave para facilitar la adopción de nuevos procesos digitales: Comunicar, Asistir, Formar, Supervisar.

En síntesis, la clave del éxito de la digitalización del transporte de mercancías por carretera reside en optar por una estrategia de eficiencia y digitalizar todo el ecosistema documental, siempre de la mano de un partner que garantice flexibilidad, seguridad y acompañamiento.