Cuenta atrás para el Documento Electrónico de Transporte de mercancías por carretera

FIELDEAS ha celebrado el Live Webinar “Cuenta atrás para el Documento Electrónico de Transporte por carretera” con el objetivo de dar respuesta a todas las cuestiones relativas a la digitalización documental asociada a la operativa de transporte.

Asimismo, este encuentro pretendía trasladar la importancia que tiene ir más allá del cumplimiento normativo que tenemos previsto para octubre de 2026.

Con cerca de 350 inscritos, el equipo de ponentes, conformado por Óscar López, CEO; Rodrigo Martín, Transport and Logistics Manager; y Alfonso Martín, Presales Manager, han analizado el marco normativo actual y futuro, nacional e internacional, los principales retos a los que se enfrenta al sector en materia de digitalización, y han aportado soluciones y respuestas claras en un momento de alta demanda de claridad.

Documento Electrónico de Transporte: más allá de la obligatoriedad

El primer punto de este Live Webinar se ha centrado en analizar el contexto actual en torno a la digitalización de los documentos de transporte.

¿Cuándo y qué será obligatorio digitalizar exactamente?

De forma imperativa, será el documento de control el que se deba utilizar en formato electrónico a partir de octubre de 2026, tras la entrada en vigor de la Ley de Movilidad Sostenible en diciembre de 2025.

A partir de aquí, hay que poner la vista en el Reglamento eFTI y en el Proyecto de Real Decreto que modificará en ROTT, ya que ambos se están formulando con el objetivo de digitalizar los datos de transporte, más allá de los simples documentos, de forma igualmente obligatoria en el medio y largo plazo.

¿Qué requisitos técnicos deben cumplir los documentos?

Los requisitos técnicos son muy sencillos. Desde el punto de vista de la generación del documento de control digital lo que se exige es que exista un documento en formato PDF/a que incorpore toda la información necesaria, independientemente de cuál sea su formato y denominación.

Es decir, es completamente viable utilizar la Carta de Porte Nacional, o cualquier otro documento, como Documento de Control, siempre y cuando incluya los datos obligatorios que recoge la Orden FOM/2861/2012.

¿Quién es el responsable de la emisión del documento?

Esta cuestión es uno de los principales hándicaps que existe a la hora de abordar la transformación digital de la documentación del transporte por carretera.

La normativa señala que ambas partes, cargador contractual y transportista efectivo, son responsables solidariamente de la existencia del documento.

Además, en caso de sanción esta responsabilidad también es compartida, a no ser que el cargador pueda demostrar la expedición correcta del documento por su parte.

¿Qué cambios traerá el futuro reglamento eFTI?

La previsión del Reglamento eFTI es que para mediados de 2027 todas las administraciones de la Unión Europea estén obligadas a aceptar el reporte de datos de transporte de forma electrónica a través de los eFTI Gates de cada país, cumpliendo con los requerimientos de certificación y en formato datasets.

Esto supone un cambio de paradigma, ya que, mientras que hoy hablamos de digitalizar un documento, en el futuro estaremos hablando de este únicamente como un soporte visual, ya que el reporte oficial regulado se centrará en los datos.

Asimismo, en 2029 se evaluará la posibilidad de extender la obligatoriedad a las empresas.

¿Existe alguna normativa adicional que afecte a este proceso?

A finales de 2025 el Ministerio de Transportes puso en marcha la elaboración de un decreto ley que va un paso más allá de la Ley de Movilidad Sostenible.

Lo que establece este proyecto de real decreto en su borrador es el establecimiento de la obligatoriedad de digitalizar todos los datos de transporte, en línea con los protocolos eFTI.

En cualquier caso, e independientemente de la normativa, desde FIELDEAS se aboga por realizar una interpretación garantista de la norma, que permita cubrir todos los escenarios presentes y futuros.

Lee el post Nueva era de la carretera: digitalización de los documentos de transporte en la Ley de Movilidad Sostenible y el Reglamento eFTI para ampliar más información sobre la normativa del Documento Electrónico de Transporte.

¿Cómo afecta el documento electrónico a cada tipo de transporte?

La normativa establece la obligatoriedad del documento de control en formato electrónico para el transporte público de mercancías por carretera en territorio nacional. Sin embargo, su aplicación concreta depende del tipo de transporte, la mercancía y el modelo operativo.

Los transportes afectados son:

• Todo transporte público de mercancías por carretera dentro de España.
• Aplica tanto a cargas completas como grupajes.

Exenciones de la normativa

Existen algunas situaciones en las que no es obligatorio:

• Transporte de mudanzas.
• Servicios de grúa.
• Mercancía de poco volumen y fácilmente manipulable.

En este último caso suele interpretarse que la mercancía por encima de un palé deja de considerarse fácilmente manipulable, por lo que normalmente sí requerirá documento de control.

Cómo afecta al transporte internacional

La normativa no modifica lo ya establecido:

• En transporte internacional se utilizan los documentos definidos en los convenios firmados por España (como el CMR).
• Durante el tránsito por territorio nacional, se interpreta que también debe existir documento de control electrónico, incluso si el transporte es internacional.

Envíos mediante paquetería (parcels)

En este caso, la normativa afecta principalmente al transporte primario:

• Sí aplica: transporte desde el almacén de origen hasta el hub logístico de la empresa de paquetería.
• Normalmente no aplica: la última milla, ya que suele tratarse de mercancía de pequeño volumen.

Transporte intermodal

La obligatoriedad de uso del documento de control digital dependerá del tramo por carretera:

• Sí aplica: en los trayectos por carretera dentro de España (por ejemplo, del almacén al puerto o terminal).
• Puede existir un único documento: en modelos como ro-ro o autopistas ferroviarias, donde el transporte se considera un proceso único.

Qué documentos pueden utilizarse

La normativa exige documento de control electrónico, pero no impone un formato concreto. Se pueden usar:

• Carta de porte
• eCMR
• Albarán de entrega
• Documento de estiba
• Otros documentos equivalentes

Si el documento requiere firma, deberá utilizarse firma digital avanzada, garantizando su validez jurídica, administrativa y probatoria.

En cualquier caso, para mejorar la eficiencia operativa, muchas empresas están evolucionando hacia un único documento digital que, más allá de cumplir con la normativa, sea de utilidad también para auditorías, litigios o procesos fiscales.

Errores a evitar en la digitalización de los documentos de transporte

Uno de los puntos más relevantes del webinar fue el análisis de algunos errores que se deberían evitar en la transformación digital de los documentos de transporte.

ERROR 1. “Ya tengo solución de firma corporativa, la aplicamos y listo”

Un error habitual es creer que una solución de firma digital corporativa ya es suficiente para cumplir con la normativa. Aunque estas herramientas funcionan bien para firmar contratos desde una oficina, no están diseñadas para la operativa real del transporte, donde intervienen múltiples actores: transportistas habituales, proveedores, o conductores de los que no siempre se tiene información previa.

Por eso, la digitalización del documento de control requiere soluciones específicas para el sector del transporte, adaptadas a su operativa y alineadas con los requisitos que marca la normativa.

ERROR 2. “Cualquier solución nos vale para cubrir la LMS, tiramos con los mínimos y ya iremos viendo”

Otro error frecuente es implantar cualquier solución básica solo para cumplir con el requisito del documento de control.

Aunque la normativa actual exige ese documento, es importante elegir una plataforma con recorrido, preparada para futuras regulaciones como eFTI u otros desarrollos normativos.

Si se opta por una solución mínima, es probable que la empresa tenga que repetir el proceso de transformación y gestión del cambio en el futuro, sustituyendo la tecnología implantada y volviendo a empezar.

Por eso, la recomendación es apostar desde el principio por una solución preparada para el medio y largo plazo.

ERROR 3. “En el fondo solo tengo que generar un documento electrónico y registrarme en el ministerio”

Otro error es minusvalorar el cambio, pensando que basta con generar un documento electrónico y registrarse en el ministerio. En realidad, la adaptación no es solo tecnológica: implica transformar procesos y gestionar el cambio dentro de la organización.

Por eso es clave contar con un socio especializado que acompañe en la implantación y ayude a aplicar buenas prácticas para asegurar una transición eficaz y con garantías.

ERROR 4. “Ojo con la interoperabilidad”

Un error común es creer que el reglamento eFTI solucionará la interoperabilidad entre plataformas. En realidad, este reglamento se centra en la comunicación entre empresas y administraciones (business to government), no en la interoperabilidad entre soluciones tecnológicas del sector privado.

Por ello, es fundamental que las plataformas del mercado trabajemos activamente en la interoperabilidad entre sistemas, permitiendo que cargadores, transportistas y otros actores puedan intercambiar documentos aunque utilicen tecnologías diferentes, siempre dentro de un marco de seguridad y estándares comunes.

Gestión del cambio: metodología CAFS

Muy relacionado con el error 3 que hemos analizado en el punto anterior, es importante tener presente que el reto más complejo a la hora de digitalizar los documentos de transporte no se centra en lo técnico, si no en lo humano.

El transporte no es como digitalizar otro proceso de la compañía, precisamente porque integra una cadena que es compleja.

Más allá de la garantía jurídica y la flexibilidad, que son imprescindibles, necesitamos una buena estrategia de gestión del cambio.

En FIELDEAS apostamos por ello y hemos desarrollado la metodología CAFS, que consta de cuatro pasos para acompañar a nuestros clientes en la gestión del cambio:

• Comunicar: Trasladar de forma precisa la iniciativa y plazos de implantación concretos, objetivos y valor añadido para todos los actores del proceso.
• Asistir: Realizar un análisis correcto de la situación del colaborador, seleccionando el modelo de implementación adecuado para cada participante.
• Formar: Realizar los trainings adecuados para garantizar una capacitación adecuada de cada participante en el proceso.
• Supervisar: Realizar un seguimiento activo, identificar cuellos de botella en la adopción y aplicar medidas de refuerzo en caso de necesidad.

Cómo abordar con éxito la transformación digital: Smart Docs Hub

La digitalización del ecosistema documental en transporte no solo busca cumplir la normativa, sino también mejorar eficiencia, sostenibilidad, seguridad y colaboración en la cadena de suministro, impulsando cadenas logísticas más conectadas y resilientes.

En este sentido, Smart Docs Hub, el módulo de digitalización documental del transporte de FIELDEAS Track and Trace, se basa en dos pilares clave: garantía jurídica y flexibilidad.

Garantía jurídica en Smart Docs Hub

• Plataforma homologada por el Ministerio de Transportes para la verificación en tránsito.
• Funcionamiento online y offline, permitiendo controles incluso sin conexión.
• Uso de firma digital avanzada (biométrica, certificado u OTP) conforme al ROTT, eIDAS y al reglamento eFTI.
• Validez jurídica, administrativa y probatoria de los documentos.

Flexibilidad de Smart Docs Hub

• Permite gestionar diferentes documentos de transporte (documento de control, carta de porte, eCMR, etc.).
• Admite documentos procedentes de sistemas externos, plantillas generadas en la plataforma o digitalización de papel mediante escaneo.
• Diferentes modalidades de firma, donde destaca la firma digital avanzada (certificado digital, firma biométrica, OTP) en línea con el eIDAS y el ROTT.
• Ofrece varios canales para la gestión documental: App T&T (Android e iOS); App Lite mediante enlace, sin necesidad de login; App Tótem, en centros de carga o descarga; Firma remota; Canal Whatsapp.

Cómo funciona el proceso de digitalización en Smart Docs Hub

• Integración con sistemas del cliente mediante API, EDI u otros formatos del sector.
• Gestión del documento durante el transporte, incluyendo firma, intercambio y verificación por autoridades.
• Registro de incidencias, cambios de conductor o anotaciones sin afectar la validez del documento.
• Trazabilidad completa en tiempo real para cargadores, transportistas y destinatarios.
• Entrega automática de copias del documento firmado, facilitando procesos administrativos como facturación o recuperación de IVA.
• Custodia y retorno de la información: almacenamiento seguro durante al menos 5 años.
• Posibilidad de devolver la información al sistema del cliente con toda la trazabilidad para su gestión interna.

En conjunto, Smart Docs Hub permite digitalizar todo el ciclo documental del transporte, mejorando la eficiencia operativa y asegurando el cumplimiento normativo.