Hoja de ruta de la firma digital avanzada en el transporte por carretera

La firma digital avanzada en el transporte de mercancías por carretera es el elemento clave para otorgar plena validez jurídica y regulatoria al documento electrónico de transporte.

El avance de la digitalización ha generado dudas sobre qué tipo de firma es válida, cuál es obligatoria y por qué es imprescindible utilizar la correcta.

En este post analizamos qué se exige en los documentos electrónicos de transporte, los distintos tipos de firma existentes y por qué la firma digital avanzada en transporte es el estándar que debe implantarse.

Qué es la firma digital avanzada en transporte y por qué es esencial

En el transporte de mercancías, los documentos acreditan entregas, daños, responsabilidades y obligaciones contractuales. Mientras que en papel bastaba una firma manuscrita y el sello de la empresa, en formato electrónico, en cambio, la validez jurídica depende del tipo de firma utilizada.

No se trata simplemente de “firmar digitalmente”, sino de hacerlo con el nivel adecuado de seguridad, identificación y trazabilidad.

Y este punto es importante porque los documentos de transporte en formato papel van a desaparecer si atendemos a la evolución normativa, lo que nos obliga a conocer las características que las versiones electrónicas deben tener.

El Reglamento de Ordenación de los Transportes Terrestres (ROTT) establece las características que deben cumplir los documentos electrónicos de transporte, y dichas exigencias coinciden con lo que el Reglamento eIDAS define como firma electrónica avanzada.

Firma digital avanzada del transporte en el Reglamento eIDAS

El Reglamento (UE) 910/2014, conocido como eIDAS, regula la identificación electrónica y los servicios de confianza en la Unión Europea. En su artículo 26 establece que la firma electrónica avanzada debe:

• Estar vinculada al firmante de manera única.
• Permitir la identificación del firmante.
• Haber sido creada utilizando datos de creación de la firma electrónica que el firmante puede utilizar, con un alto nivel de confianza, bajo su control exclusivo.
• Estar vinculada con los datos firmados por la misma de modo tal que cualquier modificación ulterior de los mismos sea detectable.

Estas características aseguran un entorno digital seguro, donde la autoría y la integridad del documento quedan protegidas.

Tipos de firma electrónica y qué se exige en el transporte

Antes de implantar una firma digital avanzada en transporte, es fundamental distinguir entre los distintos niveles de firma digital.

Puedes ampliar esta información en el post Tipos de firma digital en la documentación de transporte por carretera y cuándo usarlos. Aquí vamos a hacer un pequeño resumen:

Firma electrónica simple

Es cualquier conjunto de datos electrónicos que se utiliza como firma. Por ejemplo:

• Escribir el nombre al final de un email.
• Insertar una imagen de la firma en un PDF.
• Pulsar “acepto” sin más garantías técnicas.

Tiene validez legal, pero su capacidad probatoria es limitada.

Firma electrónica avanzada

Cumple requisitos exigidos por el eIDAS y recogidos en el ROTT:

• Identificación inequívoca del firmante.
• Vinculación única entre firma y firmante.
• Control exclusivo por parte del firmante.
• Integridad del documento firmado.

Es el nivel mínimo recomendable para documentos electrónicos de transporte con efectos probatorios y el exigido en casos como la carta de porte nacional o el eCMR en transporte internacional.

Firma electrónica cualificada

Es una firma avanzada creada con un certificado cualificado y un dispositivo cualificado de creación de firma. Tiene un nivel jurídico equivalente a la firma manuscrita en toda la Unión Europea.

En determinados procedimientos administrativos puede exigirse expresamente este nivel.

Qué se exige en los documentos electrónicos de transporte

En el transporte por carretera, los documentos electrónicos no pueden limitarse a una firma simple. Para garantizar su validez deben incorporar firma digital avanzada en transporte que asegure:

• Integridad: que no pueda modificarse sin dejar rastro
• Autenticidad: que pueda acreditarse quién lo ha firmado
• No repudio: que el firmante no pueda negar su autoría

Planteamientos erróneos y comunes en torno a la firma digital en el transporte

Vamos a plantear algunas situaciones reales que escuchamos con frecuencia en el sector en torno a la digitalización de los documentos de transporte con la firma avanzada integrada y analizamos cómo deben abordarse.

Escenario 1: “El conductor firma en la tablet con el dedo, eso ya es firma digital”

Firmar en una pantalla táctil es cómodo y habitual. Pero técnicamente, trazar una rúbrica con el dedo no convierte automáticamente el proceso en una firma electrónica avanzada.

Si detrás no existe un sistema de identificación robusta del firmante; un mecanismo criptográfico que garantice la integridad del documento; y un vínculo único entre firma y firmante, entonces estamos ante una firma electrónica simple, no avanzada.

Así, para que sea válida como firma digital avanzada en transporte se debe incluir un sistema de firma biométrica como el que incluye el Smart Docs Hub de FIELDEAS Track and Trace, que recoge todos los datos del trazo de la firma y, en caso de litigio, un perito criptográfico puede corroborar su validez.

Escenario 2: “Escaneamos la carta de porte y la guardamos en PDF”

Digitalizar un documento en papel no lo convierte en un documento electrónico firmado electrónicamente, y mucho menos la carta de porte o el CMR.

Un documento de transporte escaneado no garantiza integridad; no acredita que el documento no haya sido manipulado; no ofrece trazabilidad digital.

Por ello, es importante que el documento se genere desde el principio de forma electrónica para que se pueda incluir desde el principio la firma digital avanzada.

Por ejemplo, Smart Docs Hub ofrece diferentes vías para la creación del documento, en línea con la flexibilidad que ofrece la plataforma.

Escenario 3: “Nunca hemos tenido problemas, ¿para qué complicarnos?”

Es habitual que las empresas operen durante años sin incidencias relevantes. Sin embargo, el riesgo está ahí:

• En inspecciones en carretera
• En caso de litigio por daños o pérdida de mercancía
• Cuando se generan discrepancias en torno al contenido del documento
• Cuando se cuestiona la autenticidad de una aceptación de mercancía

En ese momento, la calidad de la firma marca la diferencia entre una prueba sólida y una prueba débil.

Adoptar una firma digital avanzada en transporte no es una cuestión meramente tecnológica, sino de gestión del riesgo jurídico. Es una inversión en seguridad, cumplimiento normativo y protección frente a conflictos futuros.

Firma digital avanzada en el transporte de Smart Docs Hub

FIELDEAS Smart Docs Hub te da la flexibilidad de firmar los documentos de transporte con la firma electrónica avanzada, cumpliendo con todas las garantías legales y jurídicas.

Los tipos de firma digital avanzada que incluye son:

• Certificado digital. Puede ser manual o automática (mediante sello digital corporativo), eliminando la gestión de papel en el momento de la expedición.
• Firma biométrica. Especialmente diseñada para chóferes y destinatarios, recoge evidencias como velocidad, presión, aceleración, geolocalización y dispositivo, encriptándolas dentro del propio documento.
• Firma OTP. A través de un código único asociado al número de teléfono o mail de la persona que vaya a firmar el documento.

En FIELDEAS Track and Trace la apuesta siempre ha sido por la firma electrónica avanzada, incluso antes de la llegada de la modificación del ROTT.

Por ello, la solución Smart Docs Hub otorga flexibilidad al incluir diferentes modalidades de firma digital avanzada en todo el proceso de transporte, solicitándola en las diferentes acciones de verificación de eventos que se dan (recogida de la mercancía, control en tránsito, subcontratación, llegada a la plataforma…), y plena garantía jurídica y regulatoria al cumplir con los requerimientos del eIDAS.

Asimismo, la flexibilidad de Smart Docs Hub de FIELDEAS Track and Trace también viene dada por la multicanalidad, ya que ofrece diferentes canales para la gestión de los documentos (Web, App T&T, App Lite, App Tótem, Firma Remota; Canal WhatsApp), garantizando una correcta adecuación a los múltiples modelos de transporte que se aplican en el mercado.