7 mejoras que aporta la digitalización de la documentación en el transporte

La digitalización de la documentación en el transporte es un proceso que ya no tiene vuelta atrás.

A finales del pasado mes de mayo se puso en marcha el eTIR, la versión electrónica de este sistema de tránsito internacional que facilita los trámites aduaneros en los transportes de mercancías por carretera.

Las aduanas han sido tradicionalmente uno de los principales quebraderos de cabeza para las empresas que hacen transporte internacional, por lo que se espera que la digitalización agilice este trámite y refuerce la seguridad.

De hecho, los transportistas internacionales españoles ya han solicitado hace bien poco a la Agencia Tributaria que implante este protocolo en el país.

Más allá de su impacto, todavía pequeño, la iniciativa supone un impulso al proceso de digitalización de la documentación del transporte, un cambio aún en ciernes, pero que seguro que avanzará a pasos agigantados a lo largo de esta década.

Esta iniciativa, junto con otras que se desarrollan a escala nacional e internacional, impulsan un proceso irreversible y que implica mejoras de productividad, ahorros de costes y reducción de errores.

Además, la transformación digital supone un importante cambio cultural.

La tecnología puede intimidar a muchas personas que no se sienten seguras en estos nuevos entornos.

Sin embargo, merece la pena aprovechar las ventajas que ofrecen unas nuevas tecnologías que evolucionan para adaptarse a las necesidades de cada persona y, al tiempo, son cada vez más asequibles.

Por otra parte, el mercado manda. Y en este sentido, cada vez son más los clientes que exigen información sobre sus envíos para tener una visibilidad completa de su cadena de suministro. Todos estos datos se usan después para distintos fines, como optimizar suministro o reducir el impacto medioambiental de los servicios de transporte.

Más que una moda, la tendencia del ‘paperless’ es ya el futuro inmediato por las ventajas que aporta en términos de ahorro, sostenibilidad, eficiencia y fiabilidad. ¿Quién da más?

Mejoras de la digitalización de la documentación en el transporte

Si hay algo que caracteriza a la digitalización es la capacidad que ofrece para gestionar una gran cantidad de información a gran velocidad, con menos medios y mayor fiabilidad.

Gracias a la tecnología se pueden analizar, catalogar e intercambiar en cuestión de segundos miles de documentos que, si hubiera que tramitar a mano, llevaría meses y obligaría a disponer de un gran departamento administrativo, con una cantidad de personal suficiente.

En una primera lectura, existen 7 mejoras que aporta la digitalización de la documentación en el transporte:

• 1 Eficiencia y reducción de errores: La documentación que se intercambia digitalmente no cambia, ni se ve alterada o degradada.
• 2 Ahorro de costes: Se reduce el uso de papel, con el consiguiente ahorro de costes en el intercambio de documentación o en su almacenaje.
• 3 Reducción de la carga administrativa para los conductores: Con la documentación digitalizada ya no es necesario llevar papeles en la cabina. La tablet o un teléfono móvil pueden servir como elementos para llevar y transmitir documentos.
• 4 Mejora de las relaciones con clientes y colaboradores: La documentación digital es más fiable y permite integrar los datos con mayor facilidad en plataformas como CRM, TMS o WMS, entre otras.
• 5 Mejor control de equipos y personal: La transmisión de la documentación en formato digital es instantánea, con lo que se facilita la gestión de medios para adaptarlos a las necesidades de cada servicio.
• 6 Más rapidez en la tramitación de facturas: La rapidez en la documentación digital también permite que se agilicen los trámites administrativos para abonar los servicios logísticos
• 7 Más transparencia: La documentación digital se transmite con mucha más rapidez y fiabilidad que la elaborada en papel. En este sentido, contribuye a crear entornos más transparentes entre los diferentes actores de la cadena de suministro.

Documentación digital en el transporte, herramientas para mejorarla

Para digitalizar la documentación asociada al transporte existen varias herramientas que van aportando capas sucesivas con más posibilidades. Todas ellas van encaminadas a conseguir un transporte sin papeles, digital e interconectado.

Las empresas que avanzan en este proceso dan pasos para pasar de ser simples transportistas a ser empresas de servicios.

En esta nueva etapa, las empresas de transporte aprovechan la gestión del dato para explorar nuevas posibilidades de negocio, mejoras de competitividad y una mejor gestión, tanto interna, como de las relaciones con los clientes.

Albarán digital

El albarán digital es uno de los elementos que se prestan a una digitalización inmediata. En él se hacen constar los bultos que se transportan y se documenta la entrega sin necesidad de recurrir al tradicional intercambio de copias que se suele hacer en papel.

Con ello se ahorra el papel, se evita todo el procedimiento administrativo de sellado en el lugar de entrega, con lo que se agiliza el trámite, y se evita cualquier pérdida de información o confusión.

Asimismo, con el albarán digital, se facilita el tratamiento de la mercancía entrante, así como la inserción de su documentación en cualquier sistema de gestión de almacén (WMS).

Firma digital

La firma digital es un elemento diferencial que brinda mayor seguridad al intercambio de información, al identificar fidedignamente a los actores que han intervenido en la elaboración y transmisión de cualquier documento.

En este sentido, añade una capa de seguridad extra y actúa como una garantía eficaz de que la documentación del transporte es auténtica, al validarse para que tenga efectos jurídicamente vinculantes.

Con ello se consigue mejorar la transparencia en las relaciones entre los diferentes actores de la cadena de suministro, se mejora la trazabilidad del proceso y se otorga un plus de confianza a las relaciones entre cada uno de los eslabones de la cadena.

FIELDEAS integra un sistema de firma digital que cuenta con todas las garantías jurídicas a la hora de intercambiar documentación digital.

eCMR

El eCMR existe como tal desde febrero de 2008 y entró en vigor en junio de 2011. Desde entonces un total de 17 países, entre los que se encuentra España, lo han puesto en marcha.

Precisamente el primer transporte que se hizo con la carta de porte electrónica fue entre España y Francia en enero de 2017.

Con esta primera experiencia y todas las que han venido después se ha demostrado la eficacia y sencillez que aporta la carta de porte electrónica para evitar el trasiego de documentos en papel, que pueden dar lugar a errores, pérdidas o traspapelarse.

El eCMR ofrece amplias posibilidades para integrar la información que aporta con el propio flujo de facturación de las empresas de transporte y con los sistemas de sus clientes.

FIELDEAS Track and Trace proporciona uno de los sistemas de eCMR más completos del mercado, un sistema que da nueva visión a la carta de porte electrónica, para llevarla un paso más allá gracias a sus garantías de seguridad, sus posibilidades de desarrollo y sus capacidades de integración con otras plataformas.

Digitalización de documentos para un transporte más eficiente

En definitiva, la digitalización de la documentación ofrece grandes mejoras:

1. Facilita el acceso a los documentos
2. Elimina la necesidad de contar con espacio suficiente para almacenar la documentación física
3. Mejora la fiabilidad en la elaboración y cotejo de la documentación
4. Facilita el transporte de la documentación y su traspaso a otros actores de la cadena de suministro

Sin embargo, la digitalización también ofrece posibilidades para ir más allá y conseguir una mayor integración de todos los documentos que se utilizan en el transporte y que hasta ahora se vienen realizando por separado.

En este sentido, FIELDEAS Track and Trace ofrece una plataforma versátil y totalmente moldeable, que ofrece un entorno seguro para las relaciones entre los transportistas, operadores y sus clientes.

Además, FIELDEAS Track and Trace ofrece la posibilidad de gestionar albarán digital, eCMR y firma digital de un mismo dispositivo, con garantía jurídica y sin papel.

Así mismo, el servicio también cuenta con sellado de tiempo y firma digital de contacto, además de la posibilidad de gestionar las entregas sin contacto, accesibles mediante correo electrónico, mensaje de SMS o códigos QR.

Por otra parte, FIELDEAS Track and Trace también tiene la opción de contar con un servicio de custodia documental durante todo el plazo de validez de cada documento, lo que permite una gestión de la documentación más ágil, segura y disponible desde cualquier dispositivo.

En definitiva, FIELDEAS Track and Trace incorpora todas las posibilidades que ofrece la digitalización de la documentación en el transporte y las adapta específicamente a cada caso concreto con total garantía.