Verificación en tránsito del Documento de Control Digital del transporte por carretera; ¿qué hay que tener en cuenta?

El Documento de Control Digital del transporte por carretera supone un gran avance en términos de eficiencia, trazabilidad y seguridad.

Sin embargo, también genera dudas e inquietudes, especialmente por el miedo a sanciones en caso de que el documento no cumpla con los requisitos normativos cuando se produce un control en carretera.

Desde la aprobación de la Ley de Movilidad Sostenible, el marco normativo es claro: el Documento de Control puede emitirse en formato electrónico, pero debe cumplir una serie de requisitos técnicos y operativos para que sea válido en la verificación en tránsito.

En este post analizamos los aspectos claves que se deben tener en cuenta para asegurarnos de que el Documento de Control Digital del transporte por carretera supera con éxito cualquier control en carretera.

1. Generar el Documento de Control Digital conforme al ROTT

Como ya hemos visto en posts anteriores, la digitalización de los documentos de transporte debe cumplir con una serie de requisitos para ser válida.

Esta transformación digital debe realizarse cumpliendo con lo establecido en el Reglamento de la Ley de Ordenación de los Transportes Terrestres (ROTT). Esto implica:

• Que todos los datos obligatorios estén correctamente consignados
• Que los datos sean accesibles para cualquier persona habilitada para su control
• Que se garantice el almacenamiento seguro de la información
• Que exista capacidad de envío y puesta a disposición del documento
• Que, cuando sea necesario, el documento cuente con firma electrónica avanzada

No cumplir alguno de estos puntos puede provocar que en un control en carretera el documento sea considerado incorrecto o incompleto, con el consiguiente riesgo de sanción.

2. Conocer los sistemas de verificación en tránsito habilitados

Uno de los principales pasos para evitar problemas es entender cómo se realiza realmente la verificación en tránsito.

El ROTT habilita dos vías oficiales de comprobación por parte de los Servicios de Inspección del Transporte Terrestre o de los agentes de las fuerzas de vigilancia:

Verificación mediante código numérico

El agente facilita al conductor un código en formato numérico, que este o la empresa de transporte deberá introducir en el repositorio del Ministerio de Transportes, a través de su aplicación web oficial.

Este sistema permite a la Administración acceder al documento depositado y comprobar su validez.

Verificación mediante código QR

La segunda vía, y la más habitual, es la lectura de un código QR que contenga la URL donde está almacenado el Documento de Control Digital.

En este caso, el documento:

• Debe estar guardado en un repositorio cuyo domino esté certificado por el Ministerio de Transportes
• Debe encontrarse en formato PDF
• Debe ser accesible de forma inmediata tras el escaneo

3. Depositar el Documento de Control Digital en un repositorio válido

Generar correctamente el Documento de Control Digital no es suficiente si no se deposita de forma correcta.

Tal y como hemos señalado, la normativa establece que el documento se debe depositar en un repositorio con un dominio certificado por el Ministerio de Transportes y Movilidad Sostenible.

Este repositorio debe garantizar:

• Disponibilidad del documento en todo momento
• Integridad de la información
• Acceso seguro por parte de las autoridades
• Trazabilidad del documento

Un archivo guardado únicamente en un dispositivo local, en un correo electrónico o en un sistema no preparado para verificación oficial no cumple este requisito.

Este punto es crítico, ya que en una verificación en tránsito el agente no evalúa cómo gestionas internamente el documento, sino si puede acceder a él de forma inmediata por las vías habilitadas.

4. Generar un código QR funcional y correctamente asociado

El código QR se ha convertido en la forma más ágil de verificación.

Para que el Documento de Control Digital sea válido en un control de carretera, el QR debe:

• Estar correctamente generado
• Estar asociado de forma unívoca al documento correspondiente
• Redirigir a una URL activa y accesible
• Permitir la visualización del documento en formato PDF

No es suficiente con tener un QR. Si el enlace está roto, requiere credenciales no disponibles para el agente o no muestra el documento correcto, el control no se superará.

Además, es importante que el QR esté actualizado y corresponda exactamente al Documento de Control del transporte que se está realizando en ese momento.

 5. Poner al conductor en el centro

Uno de los puntos que recoge la normativa que regula el Documento de Control es que este siempre debe ir a bordo del camión acompañando a las mercancías.

Por ello, es importante poner al conductor en el centro en la digitalización del Documento de Control.

En un control en carretera, el conductor es la persona que interactúa con los agentes. Si no puede mostrar el QR, no sabe dónde encontrarlo o no tiene acceso al documento, el problema no es tecnológico, es operativo, y puede acabar en sanción.

La normativa exige que el documento esté disponible durante el transporte, lo que implica:

• Que el conductor pueda acceder al Documento de Control Digital
• Que pueda mostrar el QR de forma inmediata
• Que el acceso no dependa de gestiones complejas en tiempo real

Esto puede resolverse mediante aplicaciones móviles, plataformas web o sistemas integrados, siempre que garanticen simplicidad y disponibilidad.

Flujo de verificación en tránsito del Documento de Control Digital de FIELDEAS Track and Trace

El módulo de digitalización documental de FIELDEAS Track and Trace tiene en cuenta todas estas consideraciones normativas y, además, garantiza la completa efectividad del Documento de Control Digital del transporte por carretera ante un control en carretera.

Así, el flujo de verificación en tránsito del SeamLess eCMR de FIELDEAS Track and Trace queda dibujado de la siguiente manera:

1. Generar el Documento de Control
2. Depositar el Documento de Control Digital en un repositorio con dominio respaldado por el Ministerio de Transportes y Movilidad Sostenible
3. Generar el código QR asociado al Documento de Control Digital
4. Compartir el documento y el QR con el conductor, con o sin la app de FIELDEAS Track and Trace
5. En caso de control en carretera, presentar el QR a los agentes, quienes lo escanearán para acceder a su contenido

Resuelve todas tus dudas sobre el Documento de Control Digital y el resto de documentos de transporte por carrtera en nuestro post de FAQs: Preguntas frecuentes (FAQs) sobre los documentos de transporte por carretera.