Así mejora tu operativa de transporte con la gestión por excepción

El jueves 22 de febrero tuvo lugar el tercer y último webinar de la serie “Visibilidad y control para cadenas de suministro en movimiento” que organizamos desde FIELDEAS Track and Trace bajo el nombre “Gestión por excepción: supervisión proactiva de los procesos de transporte”.

Con la explicación de nuestros expertos Rodrigo Martín, Transport and Logistics Manager de FIELDEAS; y Alfonso Martín, Presales Manager, pudimos ver cómo se alcanza la gestión por excepción en los procesos de transporte y cuáles son sus principales beneficios.

Objetivos y resultados de la gestión por excepción en el transporte

Antes de analizar cómo se alcanza la gestión por excepción en el transporte, es importante tener claros cuáles son los objetivos y, por ende, los principales resultados que se obtienen de la supervisión proactiva del proceso de transporte, que se puede alcanzar con soluciones como la de FIELDEAS Track and Trace.

• Optimización de recursos dentro de las operaciones de transporte. No tenemos más recursos de los necesarios.
• Organización eficaz con la asignación de incidencias a los equipos correctos.
• Mejora de la calidad del servicio. Nos anticipamos a las disrupciones de la cadena de suministro y aplicamos soluciones antes de que sea un problema en el cliente final.
• Incremento de la eficiencia de las labores de gestión.
• Se evitan incumplimientos y se garantiza el SLA. Nos adelantamos para que no haya incumplimientos.
• Satisfacción del cliente. Cumplimos el ETA, lo que incrementa la confianza.

Cómo se consigue una gestión por excepción en el transporte

La gestión por excepción en el transporte es un proceso a medio o largo plazo en el que vamos a ir mejorando todos los procesos que llevamos a cabo aplicando tecnología siempre que sea posible.

Para ello, lo primero que debemos hacer es analizar la viabilidad de incorporar tecnología en cada una de las partes del proceso de transporte, teniendo en cuenta que siempre se debe medir la ratio de inversión-beneficio.

Al incorporar toda la tecnología posible se gana flexibilidad y se obtienen resultados mucho menos costosos y mucho más eficientes y sostenibles.

Para llevar a cabo la gestión por excepción en el proceso de digitalización del transporte es muy importante tener claras las fases que debemos abordar en una operativa. De esta manera, nosotros planteamos cinco fases diferenciadas:

1. Supervisión

Debemos tener la capacidad de supervisar la operativa. Tal y como explicaron nuestros expertos, supervisar no significa revisar toda la información, si no únicamente aquello que sea necesario.

Para ello, debemos configurar a nivel de parámetros todo lo que deseemos y necesitemos supervisar en el proceso para que el sistema sea capaz de facilitarnos, de manera automática, todo lo que va sucediendo en esa operativa diaria dentro de toda la cadena de suministro.

2. Detección

En la segunda fase para conseguir una gestión por excepción tenemos que ser capaces de detectar cualquier discrepancia en el proceso.

Gracias a una solución como FIELDEAS Track and Trace se pueden configurar aquellas anomalías de las cuales el sistema debe alertarnos para poder poner el foco en ellas, actuar y aplicar una solución.

3. Gestión

En la fase de gestión debemos actuar, en caso de ser necesario, para dar una solución a la posible alerta o anomalía que se haya detectado.

Esta es la primera etapa en la que hay intervención humana y el objetivo es que sea lo más acotada posible y centrada en una acción concreta, con el fin de mitigar el problema.

4. Solución

En la última etapa, buscaremos una solución al problema apoyándonos en un entorno con toda la información disponible en tiempo real.
Con esto conseguimos evaluar las anomalías o incidencias que se han detectado y, además, valorar los diferentes inputs para buscar solución a la alerta detectada.

5. Aprendizaje

Además de solucionar anomalías, debemos ser capaces de materializar una fase de aprendizaje, para poder aplicar como puntos de partida la supervisión y detección de esas discrepancias en base a lo aprendido o, incluso, aplicar una solución que con el tiempo podremos estandarizar a un problema concreto.

Esto lo que nos va a permitir es ir aprendiendo del sistema y poder establecer procesos concretos nuevos y estandarizar o actualizar un proceso que ya teníamos detectado.

Explotación de datos en tiempo real para la supervisión proactiva

Para llevar a cabo estas fases, debemos llevar a cabo una explotación de datos en tiempo real a través de diferentes fuentes de información.

• Telemática. Posibilidad de incorporar la información del tacógrafo digital y de los embarcados de geoposicionamiento. Con esto conseguimos un buen cálculo del ETA.
• Sensórica & iOT. Si el negocio lo requiere (como pharma o alimentación) tenemos la posibilidad de incorporar dispositivos de temperatura, sensores de máquina de frío o sensores de apertura de puertas, entre otros.
• Datos de operativa. El conductor puede reportar eventos realizados, acciones vinculadas a esos eventos y la confirmación de operaciones.
• APPS. Aplicando tecnología en la parte del conductor permitimos que este incorpore diferentes elementos que van a mejorar la operativa, como puede ser el escaneo de la documentación para poder llevarla en formato 100% digital, como puede ser el eCMR. También puede reportar incidencias e incluir la firma digital avanzada.
• Sistemas integrados. La solución FIELDEAS Track and Trace se puede integrar con diferentes sistemas, como el control accesos o la báscula o pesaje.

Cómo clasificamos las notificaciones desatendidas

Una vez que hemos visto cómo nos podemos apoyar en la tecnología para alcanzar una gestión por excepción en los procesos de transporte, es importante clasificar las notificaciones que nos va a mandar el sistema de forma automática. FIELDEAS Track and Trace hace dos clasificaciones:

• Eventos. El objetivo es informar de manera interna o externa de algo que ha sucedido (evento de ruta, evento de parada, operación finalizada, cambio en la hora planificada…). Su connotación es positiva y únicamente se trata de automatizar el mensaje de información.
• Alertas. El objetivo es detectar una anomalía y, por tanto, la connotación es negativa. Una alerta requiere de la intervención de un equipo de trabajo (desvío de ruta, ruta sin señal GPS, retraso en ETA, temperatura informada, inmovilización…).

Tras conocer el catálogo de eventos y alertas debemos ver cómo lo tratamos. Para determinar los eventos y las alertas debemos saber qué queremos notificar, cómo queremos que el sistema nos notifique, y a quién queremos notificar.

Gestión de incidencias

Una vez que hemos configurado las alertas pasamos al módulo de gestión de incidencias. Una incidencia puede generarse de manera automática o manual por el conductor y para su tratamiento planteamos tres fases:

• Nueva incidencia DETECTADA. Se da de alta en el sistema con toda la información disponible, tanto propia como la relacionada. La información 360º permite asignar su gestión a un equipo u otro.
• Incidencia en TRATAMIENTO. Cuando ya se ha asignado, el sistema nos facilita su gestión.
• Incidencia RESUELTA. Cuando el equipo la ha resuelto, el sistema informa de ello. Si no se ha resuelto se cataloga como incidencia desechada para que nunca haya incidencias activas en el proceso.

Conclusiones de la gestión por excepción en el transporte

En síntesis, la gestión por excepción en el transporte, además de otorgar beneficios económicos por la optimización de recursos, ofrece predicción proactiva lo que, a su vez, permite tener flexibilidad a la hora de actuar ante posibles incidencias.

Además, al contar con información en tiempo real de diferentes fuentes, permite un mejor análisis de la problemática y una mejora en el proceso de toma de decisiones para aplicar las soluciones necesarias.

En este sentido, la solución FIELDEAS Track and Trace, tal y como se reflejó durante la demo realizada en el webinar, permite configurar los diferentes eventos y alertas, y determinar la forma en la que queremos que se notifique y a quién. Es una solución que se ajusta a las necesidades de cada negocio y que aporta información en tiempo real con el objetivo de optimizar las operativas de transporte.

Si quieres optimizar tu operativa y centrarte únicamente en lo realmente importante, ganando eficiencia y flexibilidad, confía en la solución de FIELDEAS Track and Trace.