Cómo integrar el eCMR en tu empresa: Guía paso a paso para la digitalización del transporte

Ya hemos hablado en varias ocasiones en este blog sobre la importancia de iniciar la transformación digital del transporte con la digitalización documental o eCMR. En esta ocasión, vamos a realizar una guía para saber cómo integrar el eCMR en una empresa.

Para las empresas cargadoras y de transporte que buscan integrar eCMR en sus operaciones, el proceso puede parecer complejo, pero con la estrategia adecuada, los beneficios son sustanciales.

En este artículo, exploraremos cómo integrar el eCMR en tu empresa de manera efectiva, cómo adaptarse a los requisitos legales y cómo debe ser la solución tecnológica elegida para facilitar la transición hacia esta digitalización.

¿Qué es el eCMR y por qué es importante integrarlo?

El eCMR (Electronic Consignment Note) es la versión electrónica de la carta de porte en papel, que certifica el contrato entre remitente, transportista y destinatario en operaciones de transporte por carretera.

Este documento tiene funciones de prueba de entrega, acuerdo entre el remitente y el transportista, y control de la mercancía durante el trayecto.

Aunque existen diferentes documentos de transporte (documento de control, carta de porte, CMR o albarán), la digitalización de los documentos de transporte permite aglutinar todos los documentos requeridos en las expediciones en un único punto. De esta manera, utilizamos a lo largo del post el eCMR como concepto paraguas para la digitalización documental.

Integrar el eCMR en una empresa de transporte significa dar un paso hacia la automatización de los procesos logísticos, permitiendo mayor rapidez en la gestión de la documentación, reducción de errores humanos y una mayor trazabilidad de las mercancías.

Además, el eCMR ya cuenta con plena garantía jurídica y regulatoria, tanto en España como en Europa.

Lee el post eCMR en España: guía completa sobre la carta de porte digital, regulación y horizontes temporales para comprender el marco regulatorio en torno a la digitalización documental del transporte.

Claves para integrar eCMR en tu empresa

La integración del eCMR en tu empresa no se trata solo de sustituir el papel por una solución digital. Es un cambio integral que requiere una planificación estratégica adecuada.

A continuación, te mostramos los pasos esenciales para integrar con éxito el eCMR:

1. Evaluación de la infraestructura tecnológica existente

Antes de integrar eCMR, es fundamental hacer un análisis de las infraestructuras tecnológicas actuales de la empresa.

Esto incluye el software de gestión de transporte (TMS), sistema de gestión de muelles o YMS, sistemas de gestión de almacenes (SGA), ERP, CRM y otros sistemas con los que el eCMR debe integrarse.

Una vez hecho, es importante planificar las actualizaciones necesarias para facilitar la integración.

2. Selección de una solución eCMR adecuada

El siguiente paso es elegir una plataforma de eCMR que se ajuste a las necesidades de tu empresa. Es importante seleccionar una solución que no solo sea fácil de usar, sino también que ofrezca características clave como:

• Interoperabilidad con otros sistemas internos y externos.
• Accesibilidad en tiempo real para todas las partes involucradas.
• Cumplimiento de los requisitos regulatorios y empleo de la firma electrónica avanzada.
• Seguridad de los datos, ya que el eCMR maneja información sensible relacionada con el transporte de mercancías.

En este sentido, el SeamLess eCMR de FIELDEAS Track and Trace ofrece una solución robusta y flexible que permite la integración total del eCMR, con funcionalidades como firma digital avanzada, validaciones automáticas y seguimiento en tiempo real de los envíos.

3. Capacitación del personal

Integrar una nueva tecnología implica un cambio cultural en la empresa.

Por ello, es crucial que todos los empleados reciban la capacitación adecuada para utilizar la nueva plataforma de eCMR de manera eficiente.

Esto asegurará una transición suave y evitará errores operativos durante el proceso de adopción.

4. Integración con otros sistemas

El eCMR no es una solución aislada, sino que debe estar conectado con otros sistemas de la empresa, como el TMS, SGA, ERP, CRM, YMS…

La integración con estas plataformas facilita una automatización de los procesos, eliminando la necesidad de reintroducir datos en distintos sistemas y reduciendo el riesgo de errores.

5. Pruebas piloto y ajuste de procesos

Una vez que la plataforma de eCMR esté instalada y el personal capacitado, es importante realizar una prueba piloto con algunos envíos para identificar posibles áreas de mejora.

Durante este período de prueba, ajusta los procesos según sea necesario, asegurándote de que todos los flujos de trabajo sean eficientes y que los datos se estén gestionando de manera correcta.

Beneficios de integrar eCMR

La transición hacia un sistema digital de gestión de la carta de porte ofrece numerosos beneficios para las empresas de transporte y logística:

Reducción de costes operativos:

Al eliminar la necesidad de gestionar documentos en papel, las empresas reducen los gastos asociados a la impresión, almacenamiento, distribución y archivo físico.

Además, se optimizan los tiempos administrativos al automatizar tareas que antes eran manuales.

Mayor eficiencia en los procesos:

La digitalización permite una gestión más rápida y precisa de la documentación. Los datos se introducen una sola vez, evitando la repetición en varias plataformas y reduciendo la posibilidad de errores.

Además, el acceso a los datos en tiempo real mejora la toma de decisiones y facilita la resolución de problemas.

Cumplimiento normativo:

La legislación sobre transporte internacional está cada vez más orientada a la digitalización.

Así, la adopción de eCMR permite cumplir con las regulaciones legales que promueven la migración hacia documentos electrónicos, especialmente en el contexto del transporte internacional.

Mejor control y trazabilidad:

Con el eCMR, todas las partes involucradas en el proceso de transporte (remitente, transportista y destinatario) pueden acceder a la información en tiempo real, lo que mejora el control sobre el estado de la mercancía y proporciona una trazabilidad completa de la carga.

SeamLess eCMR de FIELDEAS Track and Trace

El eCMR es uno de los módulos más destacados de FIELDEAS Track and Trace, plataforma Supply Chain Visibility avanzada, flexible y segura.

Este software permite supervisión en tiempo real de las operaciones de transporte multimodal y ofrece trazabilidad de las expediciones desde el origen hasta la entrega en destino, a través de la monitorización de información clave.

Teniendo en cuenta las ventajas y retos y las principales características con las que debe contar una solución eCMR, el SeamLess eCMR de FIELDEAS Track and Trace ofrece plena garantía legal y jurídica.

Además, aporta visión completa del proceso de carga y descarga, agiliza los procesos logísticos, reduce los costes, facilita la gestión documental, elimina errores en la transmisión de información, aporta mayor transparencia, favorece la trazabilidad e impulsa la sostenibilidad.

Asimismo, el SeamLess eCMR de FIELDEAS Track and Trace ofrece completa flexibilidad por garantizar la interoperabilidad con otros sistemas empresariales y con otras plataformas de visibilidad.